Programa de facturación para autónomo o para sociedad

¿Qué programa de facturación necesito si soy autónomo? ¿Y si soy una sociedad? Son preguntas pertinentes, pues las necesidades de un autónomo y de una sociedad distan tanto como las necesidades de una persona y de un elefante, por poner un ejemplo algo tosco.

Es más, tampoco las necesidades de todas las sociedades son iguales: no es lo mismo una pyme con menos de diez trabajadores – como es el caso del 95% de las pymes españolas – y una gran empresa.

En otras palabras: no todos pueden llevar la misma talla de zapatos. Pero veamos con mayor detenimiento los criterios que se deben tener en cuenta.

¿Qué tipo de programa de facturación necesito un autónomo? ¿Y una sociedad?

La normativa de facturación, ¿qué dice?

La normativa de facturación se aplica por igual a todos aquellos que lleven a cabo una actividad profesional o económica, ya sean autónomos o una sociedad.

La obligación de emitir facturas, y cómo se deben emitir, es igual para todos. En este caso, pues, no hay diferencia. Un mismo modelo de factura sirve para todos.

¿En dónde se diferencia, entonces? Aunque no vamos a entrar a fondo en la materia, la diferencia está en la contabilidad. Mientras que las normas de contabilidad que deben guiar la actividad de un autónomo son bastante laxas y simples, las que se aplican a una sociedad son más rigurosas y complejas.

Pero esto, como comentábamos, ya es arena de otro costal, aunque sí que incide (o puede incidir), como veremos a continuación, en la elección de un programa de facturación.

¿Cómo debe ser un programa de facturación para un autónomo y una sociedad?

El principal criterio tiene que ver con el volumen. Por lo general, el volumen de facturación de un autónomo es muy inferior al de una sociedad, por lo que su gestión es más sencilla.

En este caso, lo más recomendable para un autónomo es que el software de facturación sea de uso sencillo y permita una organización simple de sus facturas de ingreso y gasto.

En el caso de una sociedad, el tamaño influirá sobre el tipo de programa de facturación. Una pequeña empresa con menos de 10 empleados tendrá un volumen de facturación también modesto. Sin embargo, una empresa con mayor volumen puede requerir un sistema más complejo para resolver un mayor número de documentos.

Por ejemplo, para una empresa con empleados un software de facturación con posibilidad de multiusuario puede ser un requisito, aunque los sistemas de facturación online o en la nube permiten trabajar a la vez desde distintos terminales.

¿Es necesario un programa de facturación con contabilidad?

Las obligaciones contables de un autónomo son muy simples: solo necesita un libro de registro de ingresos y gastos, por lo que, en este sentido, no debe preocuparse por que su programa de facturación incorpore funcionalidades contables.

Las sociedades son otro cantar, pues sus obligaciones contables están bajo lupa de normativas y de las autoridades fiscales. El libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales (balance, cuenta de resultados) son obligatorios según el Código de Comercio, por lo que conviene esperar que un programa de facturación lo sea también de contabilidad o que, al menos, facilite la contabilidad.

Cómo elegir el programa de facturación correcto

Empiezas un negocio y puede que necesites agilizar el proceso de creación de facturas. Pero en ese caso te preguntarás ¿qué programa de facturación es el correcto?

Puede que tengas un par de amigos que te hayan recomendado uno u otro, pero ¿cómo elegir el correcto? No quieres apostar por uno y tener que cambiarte a mitad del año.

En ese caso, vamos a desgranar por ti muchos de los aspectos que, como autónomo o sociedad, o incluso comunidad de bienes, tienes que tener en cuenta a la hora de elegir el programa de facturación adecuado.

Ejemplo de la duda de un autónomo o empresa al elegir el programa de facturación adecuado

Conoce las necesidades de tu negocio para dar con tu programa

Lo primero de todo es aclarar tu situación: autónomo o empresa. Asimismo, es importante que conozcas si deberás facturar con IVA o sin él.

E incluso, si resides en las Islas Canarias o en Ceuta y Melilla puedes tener que facturar con IGIC o IPSI respectivamente. No quieres encontrar un programa que luego no puedas usar.

Al final no sólo se trata de necesidades básicas sino también fiscales. Como también sería el caso del IRPF.

Si eres autónomo es muy probable que tengas que emitir facturas con IRPF si vendes a otros profesionales autónomos o empresas. En ese caso, tu programa de facturas también debería permitírtelo.

Decide si tu programa de facturación será gratis o de pago

Ante la opción de pagar por algo u obtenerlo gratis, muchos optarían por lo último. Si es gratis, todo sabe mejor.

Ya, pero como decía mi abuela, lo barato sale caro. Y lo que dicen mis amigos es “cuando algo es gratis, tú eres el producto”.

Al pagar por algo, como ocurre con sistemas de reproducción de vídeo o música en streaming, ya no tienes anuncios. No monetizas su contenido y te libras de la publicidad.

También estás pagando un servicio de soporte para cualquier duda referente al programa. No sólo eso, pagas un equipo que trabaja en mejorar el programa día a día.

Piensa si quieres tu programa de facturación en la nube o instalado

Una de las ventajas de tener tu programa en la nube es que siempre podrás acceder a tu información contable. Puedes acceder desde cualquier dispositivo.

Al tenerlo instalado en un ordenador, puedes perderlo. No serías el primero al que se le derrama un vaso de agua u otro refrigerio y hace que su portátil deje de funcionar.

Te puede ocurrir que tengas un virus o simplemente que tu sistema deje de funcionar teniendo que formatear el disco duro. Todo esto hará que tu información desaparezca.

Y créeme, no quieres enfrentarte a la situación de haber perdido tus facturas y que la Agencia Tributaria te las pida al año siguiente.

Cuando está es online, tu programa te la posibilidad de que no esto no ocurra. Y si eres de esos que recelan de la llamada nube, siempre puedes descargarte periódicamente tu información.

Inclinarse por un programa de facturación complejo o sencillo

Con esto no quiero decir que debas optar por lo difícil o por lo fácil, sino por aquello que cubre todos, o casi todos, los aspectos de la facturación y la contabilidad o algo más de andar por casa.

Si acabas de empezar y no tienes mucha idea, no deberías desdeñar la posibilidad de optar por algo sencillo. Así, puedes dejar que tu asesor se encargue de la parte contable más importante o la parte fiscal.

Pero mi consejo es que optes por un programa para hacer facturas que crezca contigo. Esto quiere decir que puede adaptarse a las necesidades del momento.

Puede ser muy sencillo al principio y según crezcas tus necesidades puedes empezar a usar otras funciones.

Por ejemplo, muchos programas de facturación vienen con módulos para facturación internacional o para llevar la contabilidad mediante informes. Si surge la necesidad, siempre puedes probar uno de estos módulos.

Así, siempre estarás cubierto ante cualquier circunstancia. Pero, lo ideal es que pienses en qué es lo que realmente necesitas ahora y lo que esperas, o te gustaría, necesitar en el futuro.