Cómo evitar errores con un programa de facturación

Cuando estás llevando la contabilidad de tu negocio lo último que quieres es cometer errores. No importa del tipo que sean; cometer errores siempre conlleva un gasto de tiempo y energía completamente innecesario. Es por esto por lo que en este blog hemos recomendado encarecidamente el utilizar un programa de facturación a la hora de llevar la contabilidad y facturación de tu negocio.

¿Necesito un programa de facturación?

Si vas un poco corto de presupuesto puedes estar preguntándote si verdaderamente lo necesitas o si puedes sobrevivir como lo has hecho hasta el momento utilizando Wordevitar-errores-con-programa-de-facturacion y Excel. Plantéatelo así; si te haces con un programa de facturación vas a ahorrar muchísimo tiempo, no sólo por lo automatizado que está todo, si no porque utilizando un programa de facturación es mucho más complicado meter la pata. Así, tendrás más tiempo para invertir en tu negocio. Ésto resultará en un aumento de la calidad de los productos que vendes o servicios que prestas, o en un incremento en los beneficios, al ser capaz de absorber un mayor volumen de negocio.

A continuación te ponemos varios ejemplos de por qué es mucho más difícil equivocarse utilizando un programa de facturación.

Catálogo de productos y servicios, clientes y proveedores en un programa de facturación

Con un programa de facturación puedes guardar todos los productos o servicios que ofrezcas con sus precios correspondientes. De esta manera, nunca darás un precio incorrecto a tus clientes, evitando así dar una imagen poco profesional.

A su vez, podrás hacer lo mismo con la información de los clientes y de los proveedores; podrás tener guardados todos sus datos (especialmente los de los clientes y proveedores recurrentes), asegurándote así que todos los datos son correctos.

Facturas proforma, presupuestos y notas de crédito en un programa de facturación

Por otro lado, con un programa de facturación puedes hacer facturas proforma. Esto significa que podrás guardar las facturas antes de terminarlas, pudiendo asegurarte las veces que necesites de que todo está bien.

En la misma línea, también puedes crear y enviar presupuestos a tus clientes y una vez éstos te los acepten, convertirlos en factura. Esto supone una reducción exponencial de las facturas rechazadas, lo que se traduce en un gran ahorro de tiempo y esfuerzo.

De todas maneras, siempre puede salir algo mal. En ese caso, cuentas con las notas de crédito; éstas se pueden crear de manera prácticamente automática si un cliente no te aceptara una factura o cualquiera de las partes interceptara algún tipo de error.

Facturas recurrentes y copias de facturas en un programa de facturación

Cuando utilizas un programa de facturación, también cuentas con la posibilidad de crear facturas recurrentes. Por ejemplo, si una vez al mes facturas al mismo cliente por un mismo producto o servicio, puedes programar muy fácilmente que esta factura se cree automáticamente una vez al mes.

De igual manera, puedes copiar facturas. Por ejemplo, si tienes un cliente muy leal, que de vez en cuando, facturas por el mismo producto o servicio, puedes ahorrar mucho tiempo copiando la factura.

Tu asesor y tu programa de facturación

Por último, puedes dar acceso a tu asesor a tu programa de facturación. Esto significa que en todo momento un profesional puede estar echándote una mano, indicándote lo que está bien y lo que está mal. Así evitarás que surjan imprevistos y cualquier clase de problema a largo plazo.

 

La relación del programa de facturación y el asesor

Ahora que ya te hemos contado muchas de las ventajas de contar con un programa de facturación y cómo esto te puede hace ahorrar tantísimo tiempo, hemos decidido dedicarle un apartado a la relación entre tu programa de facturación y tu asesor.

¿Programa de facturación y asesor?

gestor-y-programa-de-facturacionQuizá te estés preguntando; ¿necesito un asesor (o gestor) si ya cuento con un programa de facturación? La respuesta es sí; un asesor siempre te va a ayudar a dar tus primeros pasos como autónomo; puede mostrarte la dirección a seguir y una visión de conjunto en cuanto al sector en el que trabajas. A su vez, un asesor te ayudará a entender las regulaciones que se apliquen a tu actividad, evitando así cualquier tipo de sanción económica por incumplimiento y un largo etcétera de problemas a los que no te apetece nada tenerte que enfrentar.

Desde aquí te recomendamos que siempre cuentes con un profesional en el que puedas confiar para evitar todos estos problemas que acarrean pérdidas de paciencia, tiempo y dinero.

Las ventajas de dar acceso a tu asesor a tu programa de facturación

Darle acceso a tu asesor a tu programa de facturación, conlleva diferentes ventajas, las cuales te detallamos a continuación:

  • Tu facturación y contabilidad con 0 errores. Cuando creas tu propio negocio, no tienes por qué ser un experto en contabilidad. Tener la seguridad de que un profesional tiene acceso a tus cuentas, no tiene precio. Dándole acceso a tu asesor, te evitarás cualquier tipo de error; cuando se trata de temas fiscales, este tipo de errores sale demasiado caro…
  • Ya no necesitarás más papeles; con tu programa de facturación todo será online, evitando así la pérdida de papeles y por supuesto…¡siendo más ecológico! 
  • Si tu asesor (o gestor) tiene acceso a tu programa de contabilidad, esto te supondrá ahorrar tiempo, y así te podrás centrar en tu negocio y en lo que de verdad te importa.

  • También es importante recalcar la posibilidad de una mejor comunicación. Si tu asesor tiene acceso a tu programa de facturación, es mucho más difícil que haya imprevistos de última hora. 
  • Tu asesor podrá tener acceso a tu contabilidad esté donde esté; si surge cualquier problema o necesitas que tu asesor te eche un cable con algo puntual, podrá echarle un vistazo a lo que te haga falta.

Ya lo has visto, darle acceso a tu asesor a tu programa de facturación es siempre un plus y algo que con el tiempo celebrarás haber hecho.

 

Cómo crear una factura con un programa de facturación

Acabas de hacerte con un programa de facturación y ahora no sabes qué pasos seguir… No te preocupes, ¡acabas de llegar al lugar adecuado!

ejemplo de tres facturas creadas con un programa de facturaciónIntroduce los datos de tu negocio en el programa de facturación

Antes de nada, el programa necesita tus datos. Por muy obvio que parezca, es muy importante no empezar la casa por el tejado.

Probablemente tengas que empezar dando la información de tu empresa; nombre y dirección de la empresa, e-mail, número de teléfono, sitio web, NIF/CIF… Este tipo de cosas.

Es muy importante que estos datos sean correctos ya que los documentos que vas a emitir tienen validez fiscal, y por lo tanto, equivocarte mientras introduces estos datos puede traerte algún que otro quebradero de cabeza a largo plazo.

Si aún no tienes logotipo, seguramente hacerte con uno y utilizarlo como imagen para tu empresa sea una muy buena idea. No hace falta que te compliques; algo sencillo y solemne es suficiente.

Si quieres que tus clientes te paguen por transferencia bancaria, también es el momento de dar este tipo de datos al sistema; IBAN, código BIC, etcétera.

Tus clientes y proveedores en el programa de facturación

Hablando de clientes; cuando empieces a utilizar un programa de facturación, es muy recomendable que guardes una lista de “contactos”. Es decir, una lista con los datos de proveedores y clientes. Esto hará que ahorres muchísimo tiempo, especialmente cuando tengas clientes y proveedores recurrentes… ¿Quién tiene tiempo que perder?

Respecto a los clientes, de las cosas más importantes a incluir serán el nombre, el e-mail, el CIF/NIF y las condiciones de pago.

El IVA y el IRPF en tu programa de facturación

Por último, deberás activar la opción para aplicar IVA (si estás en las Canarias necesitas un programa que te deje aplicar IGIC). Si eres autónomo seguramente también tengas que aplicar la retención del IRPF. Te recomendamos que te pongas en contacto con tu asesor o con la Agencia Tributaria para cerciorarte de qué porcentaje debes aplicar en tu caso.

¡Ya estás listo para hacer tu primera factura!

3 motivos por los que un programa de facturación es más seguro

Quizá a día de hoy estés aún utilizando Word o Excel para hacer tus facturas. Aunque a veces pueda parecer más sencillo de utilizar y dar menos miedo, hay muchos motivos para cambiar de sistema y empezar a usar un programa de facturación en la nube.

En este post, nos vamos a centrar en la seguridad como una de las principales ventajas que conlleva utilizar un programa de facturación.

¿Pérdida de datos en un programa de facturación?

Si utilizas un programa de facturación, puedes tener en el mismo sitio toda la info de tus clientes y proveedores, evitando así perder cualquier tipo de datos.

También todas las facturas, presupuestos y gastos que crees, estarán en un mismo lugar, por lo que en caso de necesitar cualquiera de ellos será muy sencillo encontrarlos de nuevo.

Todo esto, sin contar con lo rápido que es crear presupuestos, convertirlos a facturas o contabilizar gastos una vez tienes creada una lista de contactos de clientes, proveedores, etc.

La relación entre la seguridad física y un programa de facturación

Imagínate que es por la mañana, estás en tu ordenador creando una factura mientras te bebes tu café, y sin querer derramas unas gotas sobre tu ordenador, con tan mala suerte que éste se estropea…

Si tienes las facturas en el pc… estás en apuros. Sin embargo, si hubieras utilizado un programa de facturación en la nube, podrías acceder a todos estos datos desde cualquier dispositivo, haciendo así prácticamente imposible el perder un solo documento.

¿Errores tipográficos en un programa de facturación?

Cuando utilizas Word o Excel, la manera de trabajar es, digamos, muy “rústica”. Es decir, nadie comprueba que los números introducidos sean correctos, que estés introduciendo los decimales debidamente, etc.

Por ejemplo, el porcentaje de IVA aplicado puede acarrear diversas erratas; te puedes olvidar de aplicarlo en alguna cantidad, utilizar un IVA desactualizado, etc.

Con un programa de facturación, todo esto está automatizado, y no hay cabida a errores de este tipo.

De todas maneras, como todos somos humanos, si un cliente detectara cualquier tipo de error o presentara inconformidad con la factura, que no cunda el pánico; con un programa de facturación crear una nota de crédito (lo equivalente a la goma de borrar cuando estábamos en el colegio) lleva literalmente menos de 1 minuto.

 

¿Tienes cualquier tipo de duda sobre la seguridad de utilizar un programa de facturación? Háznoslo llegar 🙂

Diseñar tus facturas con un programa de facturación

Aunque utilizar Word y Excel en situaciones puntuales puede sacarnos de un apuro, es cierto que usarlos conlleva una gran inversión de tiempo, y que es mucho más difícil lograr un diseño que al cliente le resulte pulcro, accesible y profesional.

Diseño facturas

También es cierto que con un programa de facturación, puedes diseñar tus facturas y dotar de profesionalidad e imagen de marca a tu negocio. Mientras lees esto puedes estar pensando; “¿Imagen de marca? Si yo tengo un negocio súper chiquitito…”.

Da igual, es muy importante que tus clientes sepan quién eres; incluso la panadería de tu barrio tiene algo especial, algo por lo que sigues yendo, algo que asocias con los valores que quieres, imagen propia.

El hecho de que tus facturas tengan buen aspecto, le dará a tu cliente la impresión de mayor calidad y fiabilidad, acorde con el producto o servicio que le estás ofreciendo.

Por otro lado, la imagen de tu negocio antes era algo que tenías que dejar completamente en manos de un profesional o invertir horas y horas en ella (si eres muy artista). Ahora gracias a programas de facturación en los que puedes diseñar facturas, puedes personalizar todo esto a tu gusto y de una manera muy sencilla.

Además, cuando llevas tu propio negocio no tienes ni un minuto que perder; un diseñador de plantillas con diferentes modelos “prediseñados” puede ser de gran utilidad, ya que los puedes adaptar a cada cliente. Así ahorrarás tiempo que puedes invertir en otras tareas de mayor prioridad o rentabilidad.

Diseña un logo para incluir en tus facturas

Contar con un buen logo es fundamental para dar coherencia y fuerza a tu imagen. Un logo debe ser sencillo y elegante, a la vez que estar alineado con tu nombre e imagen de marca.

Tiene que ser diferente. Inspírate en los mejores; sus logos siempre se basan en el minimalismo; en cuanto a logos se refiere, menos es más.

Con un programa de facturación puedes incluir tu logo (y por lo tanto la personalidad de tu negocio) en tus facturas.

¿Qué debe incluir una factura?

Por supuesto, no todo es chapa y pintura, una factura también tiene que cumplir una serie de requisitos para ser legalmente aceptada;

  • Título de factura
  • Número de factura
  • Datos de tu empresa
  • Datos de tu cliente
  • Importe (en la divisa correspondiente)

Si quieres añadir cualquier otro tipo de información, lo más normal es que un programa de facturación completo y competente te dé la opción de hacerlo, al igual que deberías de ser capaz de cambiar el idioma en la factura, algo necesario a la hora de expandir horizontes.