Cómo crear una factura con un programa de facturación

Acabas de hacerte con un programa de facturación y ahora no sabes qué pasos seguir… No te preocupes, ¡acabas de llegar al lugar adecuado!

ejemplo de tres facturas creadas con un programa de facturaciónIntroduce los datos de tu negocio en el programa de facturación

Antes de nada, el programa necesita tus datos. Por muy obvio que parezca, es muy importante no empezar la casa por el tejado.

Probablemente tengas que empezar dando la información de tu empresa; nombre y dirección de la empresa, e-mail, número de teléfono, sitio web, NIF/CIF… Este tipo de cosas.

Es muy importante que estos datos sean correctos ya que los documentos que vas a emitir tienen validez fiscal, y por lo tanto, equivocarte mientras introduces estos datos puede traerte algún que otro quebradero de cabeza a largo plazo.

Si aún no tienes logotipo, seguramente hacerte con uno y utilizarlo como imagen para tu empresa sea una muy buena idea. No hace falta que te compliques; algo sencillo y solemne es suficiente.

Si quieres que tus clientes te paguen por transferencia bancaria, también es el momento de dar este tipo de datos al sistema; IBAN, código BIC, etcétera.

Tus clientes y proveedores en el programa de facturación

Hablando de clientes; cuando empieces a utilizar un programa de facturación, es muy recomendable que guardes una lista de “contactos”. Es decir, una lista con los datos de proveedores y clientes. Esto hará que ahorres muchísimo tiempo, especialmente cuando tengas clientes y proveedores recurrentes… ¿Quién tiene tiempo que perder?

Respecto a los clientes, de las cosas más importantes a incluir serán el nombre, el e-mail, el CIF/NIF y las condiciones de pago.

El IVA y el IRPF en tu programa de facturación

Por último, deberás activar la opción para aplicar IVA (si estás en las Canarias necesitas un programa que te deje aplicar IGIC). Si eres autónomo seguramente también tengas que aplicar la retención del IRPF. Te recomendamos que te pongas en contacto con tu asesor o con la Agencia Tributaria para cerciorarte de qué porcentaje debes aplicar en tu caso.

¡Ya estás listo para hacer tu primera factura!

Diseñar tus facturas con un programa de facturación

Aunque utilizar Word y Excel en situaciones puntuales puede sacarnos de un apuro, es cierto que usarlos conlleva una gran inversión de tiempo, y que es mucho más difícil lograr un diseño que al cliente le resulte pulcro, accesible y profesional.

Diseño facturas

También es cierto que con un programa de facturación, puedes diseñar tus facturas y dotar de profesionalidad e imagen de marca a tu negocio. Mientras lees esto puedes estar pensando; “¿Imagen de marca? Si yo tengo un negocio súper chiquitito…”.

Da igual, es muy importante que tus clientes sepan quién eres; incluso la panadería de tu barrio tiene algo especial, algo por lo que sigues yendo, algo que asocias con los valores que quieres, imagen propia.

El hecho de que tus facturas tengan buen aspecto, le dará a tu cliente la impresión de mayor calidad y fiabilidad, acorde con el producto o servicio que le estás ofreciendo.

Por otro lado, la imagen de tu negocio antes era algo que tenías que dejar completamente en manos de un profesional o invertir horas y horas en ella (si eres muy artista). Ahora gracias a programas de facturación en los que puedes diseñar facturas, puedes personalizar todo esto a tu gusto y de una manera muy sencilla.

Además, cuando llevas tu propio negocio no tienes ni un minuto que perder; un diseñador de plantillas con diferentes modelos “prediseñados” puede ser de gran utilidad, ya que los puedes adaptar a cada cliente. Así ahorrarás tiempo que puedes invertir en otras tareas de mayor prioridad o rentabilidad.

Diseña un logo para incluir en tus facturas

Contar con un buen logo es fundamental para dar coherencia y fuerza a tu imagen. Un logo debe ser sencillo y elegante, a la vez que estar alineado con tu nombre e imagen de marca.

Tiene que ser diferente. Inspírate en los mejores; sus logos siempre se basan en el minimalismo; en cuanto a logos se refiere, menos es más.

Con un programa de facturación puedes incluir tu logo (y por lo tanto la personalidad de tu negocio) en tus facturas.

¿Qué debe incluir una factura?

Por supuesto, no todo es chapa y pintura, una factura también tiene que cumplir una serie de requisitos para ser legalmente aceptada;

  • Título de factura
  • Número de factura
  • Datos de tu empresa
  • Datos de tu cliente
  • Importe (en la divisa correspondiente)

Si quieres añadir cualquier otro tipo de información, lo más normal es que un programa de facturación completo y competente te dé la opción de hacerlo, al igual que deberías de ser capaz de cambiar el idioma en la factura, algo necesario a la hora de expandir horizontes.

¿Puedo usar un modelo de factura como factura proforma?

En determinados sectores es común el uso de facturas proforma. Por ejemplo, en el comercio internacional es frecuente usar facturas proforma para especificar las condiciones de una operación, justificar una operación que todavía no se ha llevado a cabo (una entrega de bienes) o documentar el envío de muestras.

Pero su uso va más allá de ese sector. Muchos autónomos o empresarios usan las facturas proforma simplemente como oferta comercial, es decir, como un presupuesto.

¿Qué relación tiene, pues, una factura proforma con una factura? ¿En qué se parecen? ¿Y en qué se diferencian?

Parecidos entre una factura proforma y una factura

Puedes hacer la prueba: compara un modelo de factura con un modelo de factura proforma. ¿No son iguales? Prácticamente, sí. Pues comparten (casi) los mismos contenidos, salvo el nombre, que marca una gran diferencia: no es lo mismo titular un documento “Factura” que “Factura proforma”. Más adelante lo veremos.

De ahí que sí, que se pueda usar una factura como modelo para hacer una factura proforma. Siempre y cuando tengas en cuenta las diferencias que, a continuación, te explicamos.

Diferencias entre una factura proforma y una factura

La diferencia entre una factura proforma y una factura va más allá del nombre, aunque el nombre en sí ya marque la diferencia. Lo veremos ahora esquemáticamente:

  • Una factura proforma no tiene validez fiscal y contable. Sirve como documento mercantil, pero ni puede ser contabilizada ni declarar en Hacienda.
  • Una factura proforma no debe ir numerada. Ahora bien, se puede numerar si se desea, pero a modo interno.
  • Una factura proforma no debe llevar necesariamente lo que lleva una factura. Por ejemplo, no es necesario poner un importe final ni desglosar el IVA (ni siquiera consignarlo).

Cualquier otra diferencia se deriva del hecho señalado en el primer punto: al no tener validez fiscal ni contable no está sujeta a la normativa de facturación.

Esto último quiere decir algo muy concreto y fácil de resumir: una factura proforma nunca puede sustituir una factura ordinaria. Eso ha de quedar claro, pues, de lo contrario, podemos tener problemas con el fisco.

¡Y ya van más de 26.000 descargas!

¿Qué se puede decir? En primer lugar, la cortesía: ¡Mil gracias a todos aquellos que se han descargado nuestros modelos!

Repasemos nuestros hits:

Además, aprovechamos para recordarte que tenemos una sección sobre las preguntas más frecuentes en facturación. Por ejemplo, qué es una factura o contenidos de un presupuesto.

Y como te recordábamos la última vez, no te cortes a la hora de dejar tus comentarios o hacer tus sugerencias. ¿Qué tipo de contenido echas en falta? ¿Qué podemos mejorar? Estamos abiertos a cualquier pregunta o recomendación.

¡Gracias de nuevo!

Sergio y Javier

¡Bienvenido a la papelera de reciclaje!

¿Cómo lidiar con la facturación y salir victorioso del combate? Esta – y no “Papelera de reciclaje” – podría haber sido el título de este blog (pero era demasiado largo y “Papelera de reciclaje” ofrece una pátina mayor de misterio).

Pues este es precisamente el tema que queremos tratar aquí: la facturación para autónomos y empresas y cómo controlarla antes de que ésta te controle a ti.

Así que este blog va dirigido a autónomos, emprendedores y empresas que se tienen que enfrentar, a diario, con la facturación de su negocio.

Somos dos intrépidos emprendedores que llevamos unos añitos en el ajo. Así que aquí compartiremos contigo los fundamentos básicos de la facturación, desde cómo hacer una factura hasta cómo puedes gestionar tu facturación de una forma racional y sencilla.

Como queremos hacer de este blog una conversación entre usuarios (aquí nadie va a dictar cátedra, y menos nosotros), te invitamos a dejar tus comentarios y hacernos tus preguntas o sugerencias.

Así que para abrir boquilla, te invitamos a echarle un vistazo y descargarte nuestros modelos de factura para Word y Excel, así como nuestros modelos de factura proforma.

Y no dudes en consultar nuestra sección de preguntas frecuentes para hallar las respuestas a todo lo relacionado con la facturación.

Y nada más (por hoy), te damos la bienvenida y esperamos que este blog te sirva de algo.

Saludos,

Sergio y Javier