Cómo evitar errores con un programa de facturación

Cuando estás llevando la contabilidad de tu negocio lo último que quieres es cometer errores. No importa del tipo que sean; cometer errores siempre conlleva un gasto de tiempo y energía completamente innecesario. Es por esto por lo que en este blog hemos recomendado encarecidamente el utilizar un programa de facturación a la hora de llevar la contabilidad y facturación de tu negocio.

¿Necesito un programa de facturación?

Si vas un poco corto de presupuesto puedes estar preguntándote si verdaderamente lo necesitas o si puedes sobrevivir como lo has hecho hasta el momento utilizando Wordevitar-errores-con-programa-de-facturacion y Excel. Plantéatelo así; si te haces con un programa de facturación vas a ahorrar muchísimo tiempo, no sólo por lo automatizado que está todo, si no porque utilizando un programa de facturación es mucho más complicado meter la pata. Así, tendrás más tiempo para invertir en tu negocio. Ésto resultará en un aumento de la calidad de los productos que vendes o servicios que prestas, o en un incremento en los beneficios, al ser capaz de absorber un mayor volumen de negocio.

A continuación te ponemos varios ejemplos de por qué es mucho más difícil equivocarse utilizando un programa de facturación.

Catálogo de productos y servicios, clientes y proveedores en un programa de facturación

Con un programa de facturación puedes guardar todos los productos o servicios que ofrezcas con sus precios correspondientes. De esta manera, nunca darás un precio incorrecto a tus clientes, evitando así dar una imagen poco profesional.

A su vez, podrás hacer lo mismo con la información de los clientes y de los proveedores; podrás tener guardados todos sus datos (especialmente los de los clientes y proveedores recurrentes), asegurándote así que todos los datos son correctos.

Facturas proforma, presupuestos y notas de crédito en un programa de facturación

Por otro lado, con un programa de facturación puedes hacer facturas proforma. Esto significa que podrás guardar las facturas antes de terminarlas, pudiendo asegurarte las veces que necesites de que todo está bien.

En la misma línea, también puedes crear y enviar presupuestos a tus clientes y una vez éstos te los acepten, convertirlos en factura. Esto supone una reducción exponencial de las facturas rechazadas, lo que se traduce en un gran ahorro de tiempo y esfuerzo.

De todas maneras, siempre puede salir algo mal. En ese caso, cuentas con las notas de crédito; éstas se pueden crear de manera prácticamente automática si un cliente no te aceptara una factura o cualquiera de las partes interceptara algún tipo de error.

Facturas recurrentes y copias de facturas en un programa de facturación

Cuando utilizas un programa de facturación, también cuentas con la posibilidad de crear facturas recurrentes. Por ejemplo, si una vez al mes facturas al mismo cliente por un mismo producto o servicio, puedes programar muy fácilmente que esta factura se cree automáticamente una vez al mes.

De igual manera, puedes copiar facturas. Por ejemplo, si tienes un cliente muy leal, que de vez en cuando, facturas por el mismo producto o servicio, puedes ahorrar mucho tiempo copiando la factura.

Tu asesor y tu programa de facturación

Por último, puedes dar acceso a tu asesor a tu programa de facturación. Esto significa que en todo momento un profesional puede estar echándote una mano, indicándote lo que está bien y lo que está mal. Así evitarás que surjan imprevistos y cualquier clase de problema a largo plazo.

 

La relación del programa de facturación y el asesor

Ahora que ya te hemos contado muchas de las ventajas de contar con un programa de facturación y cómo esto te puede hace ahorrar tantísimo tiempo, hemos decidido dedicarle un apartado a la relación entre tu programa de facturación y tu asesor.

¿Programa de facturación y asesor?

gestor-y-programa-de-facturacionQuizá te estés preguntando; ¿necesito un asesor (o gestor) si ya cuento con un programa de facturación? La respuesta es sí; un asesor siempre te va a ayudar a dar tus primeros pasos como autónomo; puede mostrarte la dirección a seguir y una visión de conjunto en cuanto al sector en el que trabajas. A su vez, un asesor te ayudará a entender las regulaciones que se apliquen a tu actividad, evitando así cualquier tipo de sanción económica por incumplimiento y un largo etcétera de problemas a los que no te apetece nada tenerte que enfrentar.

Desde aquí te recomendamos que siempre cuentes con un profesional en el que puedas confiar para evitar todos estos problemas que acarrean pérdidas de paciencia, tiempo y dinero.

Las ventajas de dar acceso a tu asesor a tu programa de facturación

Darle acceso a tu asesor a tu programa de facturación, conlleva diferentes ventajas, las cuales te detallamos a continuación:

  • Tu facturación y contabilidad con 0 errores. Cuando creas tu propio negocio, no tienes por qué ser un experto en contabilidad. Tener la seguridad de que un profesional tiene acceso a tus cuentas, no tiene precio. Dándole acceso a tu asesor, te evitarás cualquier tipo de error; cuando se trata de temas fiscales, este tipo de errores sale demasiado caro…
  • Ya no necesitarás más papeles; con tu programa de facturación todo será online, evitando así la pérdida de papeles y por supuesto…¡siendo más ecológico! 
  • Si tu asesor (o gestor) tiene acceso a tu programa de contabilidad, esto te supondrá ahorrar tiempo, y así te podrás centrar en tu negocio y en lo que de verdad te importa.

  • También es importante recalcar la posibilidad de una mejor comunicación. Si tu asesor tiene acceso a tu programa de facturación, es mucho más difícil que haya imprevistos de última hora. 
  • Tu asesor podrá tener acceso a tu contabilidad esté donde esté; si surge cualquier problema o necesitas que tu asesor te eche un cable con algo puntual, podrá echarle un vistazo a lo que te haga falta.

Ya lo has visto, darle acceso a tu asesor a tu programa de facturación es siempre un plus y algo que con el tiempo celebrarás haber hecho.

 

Cómo es un programa de facturación para exportadores

Antes de nada, lo más importante es aclarar qué es un exportador. A grandes rasgos, es aquella empresa que se dedica a vender y enviar productos o servicios fuera de sus fronteras.

Sin embargo, cuando haces una factura para un cliente en el extranjero no es igual que si haces una factura a alguien de tu misma ciudad. La forma de facturar variará, así como calcular los impuestos.

Cualquier programa de facturación que te permita facturar fuera de tus fronteras deberá ser capaz de realizar una serie de cálculos básicos de acuerdo con el tipo de IVA a incluir.

Cuando exportas a otros países existen unas normas que debes seguir al facturar

Qué cosas necesitas saber antes de facturar como exportador

Lo primero de todo es que si te encuentras en España, deberás saber si estás facturando a un cliente dentro de la Unión Europa, es decir intracomunitario, o fuera de ella, extracomunitario.

Por lo general, salvo con algunas excepciones que luego veremos, la entrega de bienes y servicios dentro de la UE está exenta de IVA. Deberás reflejarlo en la factura. Es lo que se conoce como IVA intracomunitario.

Es el caso de que estés vendiendo fuera de las fronteras europeas, tampoco deberás incluir IVA. Una empresa extracomunitaria no podrá reportar el IVA a las autoridades tributarias españolas.

Un programa de facturación para facturar en la UE

Por ello, si vas a emitir una factura a una empresa o autónomo en la Unión Europea, por ejemplo, en Austria, tu programa de facturación no deberá repercutir IVA.

Sin embargo, deberá darte la posibilidad de emitir la factura con el IVA de tu país en el caso de que se trate de un particular o el cliente es una empresa, pero no cuenta con un número de NIF-IVA.

Recuerda que no aplicar IVA no significa que estés exento de ello, pues tendrás que declarar esta operación. Además, deberás estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios para poder realizarla.

Cómo usar un programa de facturación en ventas fuera de la UE

Hoy día cuando se habla de exportación, aunque es un término muy general, se refiere mayoritariamente a las ventas y envíos fuera de la UE. Y aquí aplican reglas generales.

Como decíamos, una empresa fuera de la UE no podrá declarar el IVA español, por ello, la factura deberá ser sin IVA en el momento el que el país de destino no esté en la Unión Europea.

Además, si se trata de un producto, lo ideal es poder generar un albarán. De esta manera, tendrás una prueba del envío del producto fuera de las fronteras.

Funciones extras al usar un programa de facturación como exportador

Primeramente, te puedes encontrar con la barrera idiomática. Por tanto, sería ideal que tu programa te permitiese emitir la factura en otro idioma, o al menos en inglés.

Si vas a facturar a tu cliente en otra moneda, deberás saber el tipo de cambio que le aplicas e indicarlo en la factura y añadir el código de la divisa. Es lo que se conoce como factura multidivisa.

Muchos programas de facturación te permiten cambiar la moneda acorde al tipo de cambio del día e incluir la nomenclatura correcta, por ejemplo USD para dólares o GBP para libras.

Cómo es el proceso de venta con un programa de facturación

Cada negocio es un mundo, no obstante, el objetivo final es realizar la venta de productos y servicios y cobrarla. Para ello, el empresario deberá poner en práctica una serie de pasos.

Esto es lo que se conoce como proceso de ventas. Se trata de los pasos que una empresa ejecuta desde el intento de atraer al cliente hasta que se produce la operación de venta.

Por supuesto, por razones obvias un programa de facturación te puede ayudar con ello, aunque a lo mejor no con la parte de atraer al cliente. Sigue leyendo y descubre cómo.

Ejemplo de una de las fases del proceso de venta, cuando el cliente recibe el producto, y esto también puede ser gestionado por un programa de facturación

Primeros pasos del proceso de venta con tu programa de facturación

Una vez tengas la atención de tu cliente, querrás ofrecerle un precio. Lo habitual es hacerlo mediante un presupuesto, sin embargo, ciertos sectores trabajan con facturas proforma.

La factura proforma es una factura borrador, sin valor fiscal. El presupuesto es principalmente para ofrecer un precio, mientras que la proforma indica que ya se produjeron conversaciones y un acuerdo comercial.

En cualquiera de estos casos, sin importar la formalidad de cada uno o la relación entre cliente y vendedor, es necesario emitir un documento con una sugerencia de precio.

Por ello, la mayoría de programas de facturación te permiten crear facturas proforma y presupuestos con los datos de tus productos o servicios ya registrados y los datos del cliente.

De proforma o presupuesto a crear la factura con tu programa

Una vez tu futuro cliente ha recibido un precio y le parece correcto lo normal puedes marcar ese presupuesto como aceptado y posteriormente convertirlo a factura.

Si se trata de una proforma, simplemente tendrías que finalizarla para que se convierta en una factura con valor fiscal.

Todos estos procesos suelen ser casi automáticos en muchos programas de facturación. Esto te permitirá ahorrar tiempo para dedicarlo a otras tareas.

Además, si se trata de un producto que envías, en vez de un servicio, lo habitual es generar un albarán. En él se desglosa los productos incluidos en el envío, habitualmente desglosando el importe de cada uno.

Cobrar las facturas emitidas con un programa de facturación

Cuando tu cliente te paga, lo lógico es registrar ese pago y asociarlo a la factura. Así sabrás que esa factura está cobrada y no tienes que reclamarla.

Este paso se llama conciliación de cobros. Así, cuando revises tus facturas sabrás qué es lo que está pagado y lo que no.

Todos estos pasos deberán ser fácilmente rastreables y así saber cuándo se creó y envió el presupuesto, cuando se convirtió en factura y cuándo se cobró.

Asimismo, tu cliente puede requerirte que le indiques que has recibido el pago satisfactoriamente. En ese caso, puedes enviarle un recibo por el pago, haciéndole saber que el dinero llegó.

Esto es parte de los momentos post-venta pero no deja de ser parte del proceso de venta, pues están íntimamente ligados.

Sin embargo, puede ocurrir el caso contrario, que tu cliente se demore en el pago. Es decir, ha pasado la fecha de vencimiento de la factura y no has recibido el dinero.

En ese caso, quizás es momento de enviarle un recordatorio. Algunos programas de facturación incluyen la posibilidad de incluir un recargo por demora en el pago.

De esta manera, cuando todo esté en orden puedes volver sobre los pasos dados y revisar cuánto tiempo te llevó realizar el proceso de venta.

¿Qué debe incluir un programa de facturación?

Los modelos de factura pueden suponer una solución cuando empiezas tu aventura empresarial y todavía estas navegando las aguas del emprendimiento. Pero ¿lo son para siempre?

Llega un momento que es necesario dar un paso adelante y optar por un programa de facturación que simplifique la tarea. Sin embargo, hay ciertas funciones que un programa de facturación debe incluir.

Tendremos en cuenta las funciones que debe incluir, ignorando las más obvias, que son respetar tu numeración, que se calculen los impuestos automáticamente y se sumen los totales, pues es obvio.

Ejemplo de un programa de facturación con las funciones más necesarias

Proceso de ventas en un programa de facturación

Desde que le ofreces un precio al cliente, hasta que le facturas y le envías el producto hay un puede haber un periodo de tiempo más largo de lo esperado. Es necesario tener un seguimiento.

Es por ello por lo que el programa de facturación que elijas debe tener la opción de crear presupuestos que luego puedas marcar como aceptados. El presupuesto debe poder convertirse en factura.

A su vez, debes poder marcar la factura como pagada o incluso enviar un recordatorio de impago si tu cliente se ha retrasado en abonarte. Finalmente, debería incluir albaranes si le envías el producto e incluso un recibo de pago, para que tu cliente sepa que has recibido el dinero.

Este proceso de ventas es esencial en cualquier programa de facturación, pero sobre todo el hecho de que puedas seguir el historial de cuándo se produjo cada etapa del proceso.

Contabilizar los cobros en tu programa de facturación

Decíamos antes que es necesario saber si la factura se ha cobrado, pero también es necesario poder saber cómo.

Es importante separar si la factura se cobró directamente en tu cuenta bancaria o si se cobró en efectivo, es decir por caja. Pero no sólo debes separarlo, sino también poder volver y comprobarlo en cualquier momento.

Asimismo, un aliciente sería agilizar el proceso de venta y seguir registrando los cobros. Esto es posible mediante cobros online, es decir que tus clientes te puedan pagar por tarjeta o domiciliación y que la factura se marque como pagada automáticamente.

Integrar tu imagen de marca en tu programa de facturación

Finalmente -y aunque pueda parecer menos relevante, pero no siempre- es poder reflejar tu marca en todos tus documentos: facturas, albaranes, presupuestos, etc.

Algunos negocios tienen una imagen muy marcada y quieren conservarla y hacer las facturas con programas de diseño gráfico consume mucho tiempo. Por ello, lo ideal es que al menos puedas incluir tu logo.

Además, si puedes configurar los colores o cambiar los diseños de las plantillas sería ideal. También, elegir el tipo de letra.

Así, tu cliente siempre recordará quién le envió la factura y añades un extra que, aunque no es tangible, tiene mucho valor de cara a diferenciarte de la competencia.

3 motivos por los que un programa de facturación es más seguro

Quizá a día de hoy estés aún utilizando Word o Excel para hacer tus facturas. Aunque a veces pueda parecer más sencillo de utilizar y dar menos miedo, hay muchos motivos para cambiar de sistema y empezar a usar un programa de facturación en la nube.

En este post, nos vamos a centrar en la seguridad como una de las principales ventajas que conlleva utilizar un programa de facturación.

¿Pérdida de datos en un programa de facturación?

Si utilizas un programa de facturación, puedes tener en el mismo sitio toda la info de tus clientes y proveedores, evitando así perder cualquier tipo de datos.

También todas las facturas, presupuestos y gastos que crees, estarán en un mismo lugar, por lo que en caso de necesitar cualquiera de ellos será muy sencillo encontrarlos de nuevo.

Todo esto, sin contar con lo rápido que es crear presupuestos, convertirlos a facturas o contabilizar gastos una vez tienes creada una lista de contactos de clientes, proveedores, etc.

La relación entre la seguridad física y un programa de facturación

Imagínate que es por la mañana, estás en tu ordenador creando una factura mientras te bebes tu café, y sin querer derramas unas gotas sobre tu ordenador, con tan mala suerte que éste se estropea…

Si tienes las facturas en el pc… estás en apuros. Sin embargo, si hubieras utilizado un programa de facturación en la nube, podrías acceder a todos estos datos desde cualquier dispositivo, haciendo así prácticamente imposible el perder un solo documento.

¿Errores tipográficos en un programa de facturación?

Cuando utilizas Word o Excel, la manera de trabajar es, digamos, muy “rústica”. Es decir, nadie comprueba que los números introducidos sean correctos, que estés introduciendo los decimales debidamente, etc.

Por ejemplo, el porcentaje de IVA aplicado puede acarrear diversas erratas; te puedes olvidar de aplicarlo en alguna cantidad, utilizar un IVA desactualizado, etc.

Con un programa de facturación, todo esto está automatizado, y no hay cabida a errores de este tipo.

De todas maneras, como todos somos humanos, si un cliente detectara cualquier tipo de error o presentara inconformidad con la factura, que no cunda el pánico; con un programa de facturación crear una nota de crédito (lo equivalente a la goma de borrar cuando estábamos en el colegio) lleva literalmente menos de 1 minuto.

 

¿Tienes cualquier tipo de duda sobre la seguridad de utilizar un programa de facturación? Háznoslo llegar 🙂

¿Existen programas de facturación para móviles?

“El móvil supera por primera vez al ordenador para acceder a Internet”.

“El móvil supera al PC como dispositivo principal de acceso a Internet en España”.

Se trata de dos titulares de los diarios El Mundo y Expansión respectivamente. El primero data de abril de 2016 y el segundo de marzo de 2017 y dan cuenta de una realidad que, a las puertas de 2019, ha sobrepasado toda previsión.

Esto ha obligado a muchas empresas tecnológicas a rediseñar su estrategia de negocio y volcar más energías al desarrollo de apps para móviles, tanto para particulares como para empresas y profesionales, como es el caso de los programas de facturación.

Muchos programas de facturación disponen de apps para móviles

El móvil llega a los programas de facturación online

Cada vez son más las empresas y autónomos que hacen uso de apps para móviles para la gestión de su negocio. Hablamos, por lo que aquí nos afecta, de la gestión de la facturación.

Autónomos o empresarios cuyos oficios les obligan a estar siempre fuera de una oficina buscan herramientas que les faciliten el trabajo. Y en esto, las apps para móviles se han convertido en un auténtico aliado.

Si quieren hacer una factura ya no tienen que esperar a llegar al ordenador de la oficina. Pueden hacerla al momento. Si tienen que consultar una información relativa a sus facturas (si están pagadas o impagadas, por ejemplo) o, incluso, hacer un presupuesto al cliente con el que se acaban de reunir, ya no deben esperar a llegar a ningún sitio: cualquier sitio es bueno para hacerlo.

Programas de facturación con apps para iPhone y Android

Los programas de facturación online permiten trabajar con ellos desde cualquier dispositivo. Al tratarse de softwares en la nube, el único requisito que piden es una conexión a internet.

No obstante, y pese a esta ventaja, muchos prefieren trabajar desde un PC o Mac, ya sean de escritorio o portátiles. A no ser, claro, que dichos programas tengan una app exclusiva para móviles. De ser así, lo deseable es que estén disponibles tanto para iPhone como Android.

Qué cabe esperar de una app de facturación para móviles

Como no somos expertos en lenguaje de programación, lo diremos con sencillez: ha de ser fácil y funcionar con rapidez.

Una especie de “aquí te pillo, aquí te mato”, pero en versión facturación: necesito hacer una factura ahora sobre la marcha y no puedo (y no quiero) demorarme. Así que las carantoñas y otros preludios los dejaremos para otro momento, cuando lleguemos a casa.

Al menos, pues, deberíamos esperar esto:

  • Poder enviar facturas al momento.
  • Y quien dice facturas, dice presupuestos.
  • Registrar gastos de la actividad: el ticket de una comida; la factura de un proveedor, etcétera.

Lo demás es silencio, como decía el poeta, y, encima, está de más: una app para móvil compleja puede obstruir el trabajo, y eso es lo último que se espera y se desea en las circunstancia en que uno desea hacer una factura sobre la marcha.

Qué no cabe esperar de una app de facturación para móviles

Cualquiera que haya usado la app para móvil de un programa de facturación lo habrá experimentado: la app no tiene todas las funcionalidades que la aplicación para escritorio. ¿Por qué?

Pues por lo dicho antes: se trata de ofrecer eficacia instantánea; un “aquí te pillo, aquí te mato”, para salir al paso. De ahí que las empresas que ofrecen apps para escritorio y móvil simplifican las segundas: pues el propósito es la inmediatez. Y lo demás… pues eso, está de más.

Más de 100.000 negocios se han beneficiado de nuestros modelos de factura

¿Cómo empezar este post? Quizá con una sencillo agradecimiento a todos los usuarios que han visitado nuestra web para descargarse los modelos de factura de distinta índole.

Y es que no solo nuestros modelos de factura han cosechado un éxito inapelable, sino que otras plantillas como la de presupuestos o la de facturas proforma han sido incluso más exitosas.

A continuación un ránking de las plantillas de factura más demandadas:

  1. Modelo de presupuesto para Word y para Excel.
  2. Modelo de nota de crédito para Word y para Excel.
  3. Modelo de factura proforma para Excel y para Word.
  4. Modelo de factura para Word y para Excel.
  5. Modelo de presupuesto para Word y para Excel en inglés.

Los presupuestos y las notas de crédito son, de lejos, las plantillas más demandadas, pues en conjunto suman casi la mitad de todas las descargas.

¿Hay algo que eches en falta en nuestra sección de plantillas? Te recordamos que tenemos también una sección llamada Preguntas frecuentes.

Ahí hallarás información sobre facturas, facturación, presupuestos y nota de créditos. ¿Tienes alguna sugerencia? No te cortes y háznosla saber dejando tu comentario en este blogpost.

Más de 3000 plantillas de factura descargadas (¡gracias!)

Desde que echamos a rodar esta página hace unos pocos meses, son ya más de 3.000 las descargas de nuestros modelos de factura y de factura proforma, nuestros modelos de presupuesto y nuestros modelos de nota de crédito.

¿Qué se puede decir? Lo primero de todo y lo más cortés: ¡Muchas gracias! Gracias por la confianza y por haberos acercado a visitar esta página.

Y como no nos queremos quedar en unos simples agradecimientos y queremos continuar desarrollándonos, nos alegraría que dejaras algún comentario (si lo deseas: nosotros, no te quepa duda, lo deseamos).

Por si te sirve de inspiración, estos son varios de los temas que nos puedes comentar:

  • Para qué has descargado un modelo de factura o de factura proforma.
  • Para qué has descargado un modelo de presupuesto y de nota de crédito.
  • Otro tipo de plantilla que te haría falta (relacionada, claro está, con la facturación).
  • Otros temas que podemos desarrollar en la web (sobre facturación).

Para hacer un comentario, solo tienes que hacer clic sobre “leave a reply” y dejar tu comentario.

¡Mil gracias de nuevo!

Sergio y Javier