Cómo evitar errores con un programa de facturación

Cuando estás llevando la contabilidad de tu negocio lo último que quieres es cometer errores. No importa del tipo que sean; cometer errores siempre conlleva un gasto de tiempo y energía completamente innecesario. Es por esto por lo que en este blog hemos recomendado encarecidamente el utilizar un programa de facturación a la hora de llevar la contabilidad y facturación de tu negocio.

¿Necesito un programa de facturación?

Si vas un poco corto de presupuesto puedes estar preguntándote si verdaderamente lo necesitas o si puedes sobrevivir como lo has hecho hasta el momento utilizando Wordevitar-errores-con-programa-de-facturacion y Excel. Plantéatelo así; si te haces con un programa de facturación vas a ahorrar muchísimo tiempo, no sólo por lo automatizado que está todo, si no porque utilizando un programa de facturación es mucho más complicado meter la pata. Así, tendrás más tiempo para invertir en tu negocio. Ésto resultará en un aumento de la calidad de los productos que vendes o servicios que prestas, o en un incremento en los beneficios, al ser capaz de absorber un mayor volumen de negocio.

A continuación te ponemos varios ejemplos de por qué es mucho más difícil equivocarse utilizando un programa de facturación.

Catálogo de productos y servicios, clientes y proveedores en un programa de facturación

Con un programa de facturación puedes guardar todos los productos o servicios que ofrezcas con sus precios correspondientes. De esta manera, nunca darás un precio incorrecto a tus clientes, evitando así dar una imagen poco profesional.

A su vez, podrás hacer lo mismo con la información de los clientes y de los proveedores; podrás tener guardados todos sus datos (especialmente los de los clientes y proveedores recurrentes), asegurándote así que todos los datos son correctos.

Facturas proforma, presupuestos y notas de crédito en un programa de facturación

Por otro lado, con un programa de facturación puedes hacer facturas proforma. Esto significa que podrás guardar las facturas antes de terminarlas, pudiendo asegurarte las veces que necesites de que todo está bien.

En la misma línea, también puedes crear y enviar presupuestos a tus clientes y una vez éstos te los acepten, convertirlos en factura. Esto supone una reducción exponencial de las facturas rechazadas, lo que se traduce en un gran ahorro de tiempo y esfuerzo.

De todas maneras, siempre puede salir algo mal. En ese caso, cuentas con las notas de crédito; éstas se pueden crear de manera prácticamente automática si un cliente no te aceptara una factura o cualquiera de las partes interceptara algún tipo de error.

Facturas recurrentes y copias de facturas en un programa de facturación

Cuando utilizas un programa de facturación, también cuentas con la posibilidad de crear facturas recurrentes. Por ejemplo, si una vez al mes facturas al mismo cliente por un mismo producto o servicio, puedes programar muy fácilmente que esta factura se cree automáticamente una vez al mes.

De igual manera, puedes copiar facturas. Por ejemplo, si tienes un cliente muy leal, que de vez en cuando, facturas por el mismo producto o servicio, puedes ahorrar mucho tiempo copiando la factura.

Tu asesor y tu programa de facturación

Por último, puedes dar acceso a tu asesor a tu programa de facturación. Esto significa que en todo momento un profesional puede estar echándote una mano, indicándote lo que está bien y lo que está mal. Así evitarás que surjan imprevistos y cualquier clase de problema a largo plazo.

 

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