¿Puedo usar un modelo de factura como factura proforma?

En determinados sectores es común el uso de facturas proforma. Por ejemplo, en el comercio internacional es frecuente usar facturas proforma para especificar las condiciones de una operación, justificar una operación que todavía no se ha llevado a cabo (una entrega de bienes) o documentar el envío de muestras.

Pero su uso va más allá de ese sector. Muchos autónomos o empresarios usan las facturas proforma simplemente como oferta comercial, es decir, como un presupuesto.

¿Qué relación tiene, pues, una factura proforma con una factura? ¿En qué se parecen? ¿Y en qué se diferencian?

Parecidos entre una factura proforma y una factura

Puedes hacer la prueba: compara un modelo de factura con un modelo de factura proforma. ¿No son iguales? Prácticamente, sí. Pues comparten (casi) los mismos contenidos, salvo el nombre, que marca una gran diferencia: no es lo mismo titular un documento “Factura” que “Factura proforma”. Más adelante lo veremos.

De ahí que sí, que se pueda usar una factura como modelo para hacer una factura proforma. Siempre y cuando tengas en cuenta las diferencias que, a continuación, te explicamos.

Diferencias entre una factura proforma y una factura

La diferencia entre una factura proforma y una factura va más allá del nombre, aunque el nombre en sí ya marque la diferencia. Lo veremos ahora esquemáticamente:

  • Una factura proforma no tiene validez fiscal y contable. Sirve como documento mercantil, pero ni puede ser contabilizada ni declarar en Hacienda.
  • Una factura proforma no debe ir numerada. Ahora bien, se puede numerar si se desea, pero a modo interno.
  • Una factura proforma no debe llevar necesariamente lo que lleva una factura. Por ejemplo, no es necesario poner un importe final ni desglosar el IVA (ni siquiera consignarlo).

Cualquier otra diferencia se deriva del hecho señalado en el primer punto: al no tener validez fiscal ni contable no está sujeta a la normativa de facturación.

Esto último quiere decir algo muy concreto y fácil de resumir: una factura proforma nunca puede sustituir una factura ordinaria. Eso ha de quedar claro, pues, de lo contrario, podemos tener problemas con el fisco.

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