¿Qué debe incluir un programa de facturación?

Los modelos de factura pueden suponer una solución cuando empiezas tu aventura empresarial y todavía estas navegando las aguas del emprendimiento. Pero ¿lo son para siempre?

Llega un momento que es necesario dar un paso adelante y optar por un programa de facturación que simplifique la tarea. Sin embargo, hay ciertas funciones que un programa de facturación debe incluir.

Tendremos en cuenta las funciones que debe incluir, ignorando las más obvias, que son respetar tu numeración, que se calculen los impuestos automáticamente y se sumen los totales, pues es obvio.

Ejemplo de un programa de facturación con las funciones más necesarias

Proceso de ventas en un programa de facturación

Desde que le ofreces un precio al cliente, hasta que le facturas y le envías el producto hay un puede haber un periodo de tiempo más largo de lo esperado. Es necesario tener un seguimiento.

Es por ello por lo que el programa de facturación que elijas debe tener la opción de crear presupuestos que luego puedas marcar como aceptados. El presupuesto debe poder convertirse en factura.

A su vez, debes poder marcar la factura como pagada o incluso enviar un recordatorio de impago si tu cliente se ha retrasado en abonarte. Finalmente, debería incluir albaranes si le envías el producto e incluso un recibo de pago, para que tu cliente sepa que has recibido el dinero.

Este proceso de ventas es esencial en cualquier programa de facturación, pero sobre todo el hecho de que puedas seguir el historial de cuándo se produjo cada etapa del proceso.

Contabilizar los cobros en tu programa de facturación

Decíamos antes que es necesario saber si la factura se ha cobrado, pero también es necesario poder saber cómo.

Es importante separar si la factura se cobró directamente en tu cuenta bancaria o si se cobró en efectivo, es decir por caja. Pero no sólo debes separarlo, sino también poder volver y comprobarlo en cualquier momento.

Asimismo, un aliciente sería agilizar el proceso de venta y seguir registrando los cobros. Esto es posible mediante cobros online, es decir que tus clientes te puedan pagar por tarjeta o domiciliación y que la factura se marque como pagada automáticamente.

Integrar tu imagen de marca en tu programa de facturación

Finalmente -y aunque pueda parecer menos relevante, pero no siempre- es poder reflejar tu marca en todos tus documentos: facturas, albaranes, presupuestos, etc.

Algunos negocios tienen una imagen muy marcada y quieren conservarla y hacer las facturas con programas de diseño gráfico consume mucho tiempo. Por ello, lo ideal es que al menos puedas incluir tu logo.

Además, si puedes configurar los colores o cambiar los diseños de las plantillas sería ideal. También, elegir el tipo de letra.

Así, tu cliente siempre recordará quién le envió la factura y añades un extra que, aunque no es tangible, tiene mucho valor de cara a diferenciarte de la competencia.

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