Cuando empiezas un emprender y optas por llevar tu negocio de una manera más óptima que en Excel o en Word, esperas que tu programa de facturación pueda hacer algo más que eso: facturar.

Es por ello por lo que hemos recopilado 9 funciones que un programa de facturación puede ofrecerte.

Un programa de facturación para hacer facturas y más

Lo básico es poder crear y enviar facturas, por supuesto. Pero lo ideal es poder llevar un control sobre tu negocio.

Lo segundo sería controlar el estado de tus facturas. Quieres saber si las facturas están cobradas, si están enviadas o si incluso son proforma.

Esto nos lleva al tercer punto, que sería automatizar la creación de estas facturas. Así, si tienes un cliente al que le facturas de manera indefinida durante un periodo de tiempo, no tienes que crear y enviar las facturas manualmente.

Algunos programas de facturación te permiten programar la emisión de facturas a un determinado cliente. Y lo mejor es que no tienes que enviarlas, sino que se envían solas.

El proceso de venta en un programa de facturación

La cuarta opción sería la posibilidad de crear presupuestos en un programa de facturación. Asimismo, estos deberían poder marcarse como aceptados y convertirlos a factura en cualquier momento.

Por tanto, dicho programa también debería añadir una quinta función que complete el proceso de venta. Deberías poder enviar albaranes para los productos despachados.

Dentro de este proceso de venta, los recibos de cobro para los pagos de tus clientes serían fundamentales. Así, como los recordatorios por impago.

Llevando la contabilidad de tu negocio

Como decíamos es importante saber que tus facturas están pagadas, pero también necesitas registrar los pagos y cobros. Cada entrada y salida de dinero debería estar asociada a una venta o compra de tu empresa.

Por ella, ésta es la sexta función que debería incluir tu programa de facturación: poder conciliar los pagos y cobros con tus facturas.

Asimismo, deberías poder registrar transferencias a otras cuentas o incluso registrar ingresos que no se corresponden con facturas. Además, debe poder diferenciarse entre pagos en efectivo o por cuenta bancaria.

Esto nos lleva a la séptima función: poder registrar los gastos. Si tienes salidas de dinero, necesitas introducir esos gastos y asociarlos.

Informes contables y fiscales en un programa de facturación

Y llegamos a la parte más top de lo que puede incluir un programa de facturación: informes. Estos pueden ser fiscales, es decir la presentación de impuestos, o para la contabilidad de la empresa.

Como octava función, es habitual que un programa de facturación incluya un resumen de IVA. Al menos incluirá, grosso modo, el IVA devengado, es decir el pagado por las facturas emitidas, y el deducible por las recibidas.

Finalmente, una serie de informes contables como la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias y el balance de situación serán necesarios. Así podrás llevar las cuentas a finales de año.

El primero es un resumen de los ingresos, gastos e impuestos, mientras que el último te ofrecerá un resumen del activo, el pasivo y el patrimonio de tu empresa.

Con estas nueve funciones, tu programa de facturación estará completo. ¿Necesitas más? Siempre puedes encontrar programas que los ofrezcan.

¿Menos? Siempre puedes empezar poco a poco y buscar otros con más funciones, pero al menos deberías tener una manera de gestionar estos nueve aspectos: de manera externa o interna.