Empiezas un negocio y puede que necesites agilizar el proceso de creación de facturas. Pero en ese caso te preguntarás ¿qué programa de facturación es el correcto?

Puede que tengas un par de amigos que te hayan recomendado uno u otro, pero ¿cómo elegir el correcto? No quieres apostar por uno y tener que cambiarte a mitad del año.

En ese caso, vamos a desgranar por ti muchos de los aspectos que, como autónomo o sociedad, o incluso comunidad de bienes, tienes que tener en cuenta a la hora de elegir el programa de facturación adecuado.

Conoce las necesidades de tu negocio para dar con tu programa

Lo primero de todo es aclarar tu situación: autónomo o empresa. Asimismo, es importante que conozcas si deberás facturar con IVA o sin él.

E incluso, si resides en las Islas Canarias o en Ceuta y Melilla puedes tener que facturar con IGIC o IPSI respectivamente. No quieres encontrar un programa que luego no puedas usar.

Al final no sólo se trata de necesidades básicas sino también fiscales. Como también sería el caso del IRPF.

Si eres autónomo es muy probable que tengas que emitir facturas con IRPF si vendes a otros profesionales autónomos o empresas. En ese caso, tu programa de facturas también debería permitírtelo.

Decide si tu programa de facturación será gratis o de pago

Ante la opción de pagar por algo u obtenerlo gratis, muchos optarían por lo último. Si es gratis, todo sabe mejor.

Ya, pero como decía mi abuela, lo barato sale caro. Y lo que dicen mis amigos es “cuando algo es gratis, tú eres el producto”.

Al pagar por algo, como ocurre con sistemas de reproducción de vídeo o música en streaming, ya no tienes anuncios. No monetizas su contenido y te libras de la publicidad.

También estás pagando un servicio de soporte para cualquier duda referente al programa. No sólo eso, pagas un equipo que trabaja en mejorar el programa día a día.

Piensa si quieres tu programa de facturación en la nube o instalado

Una de las ventajas de tener tu programa en la nube es que siempre podrás acceder a tu información contable. Puedes acceder desde cualquier dispositivo.

Al tenerlo instalado en un ordenador, puedes perderlo. No serías el primero al que se le derrama un vaso de agua u otro refrigerio y hace que su portátil deje de funcionar.

Te puede ocurrir que tengas un virus o simplemente que tu sistema deje de funcionar teniendo que formatear el disco duro. Todo esto hará que tu información desaparezca.

Y créeme, no quieres enfrentarte a la situación de haber perdido tus facturas y que la Agencia Tributaria te las pida al año siguiente.

Cuando tu software de facturación es online, tienes  la posibilidad de que no esto no ocurra. Todo se te guarda en la nube. Pero si eres de esos que recelan de la llamada nube, siempre puedes descargarte periódicamente tu información.

Inclinarse por un programa de facturación complejo o sencillo

Con esto no quiero decir que debas optar por lo difícil o por lo fácil, sino por aquello que cubre todos, o casi todos, los aspectos de la facturación y la contabilidad o algo más de andar por casa.

Si acabas de empezar y no tienes mucha idea, no deberías desdeñar la posibilidad de optar por algo sencillo. Así, puedes dejar que tu asesor se encargue de la parte contable más importante o la parte fiscal.

Pero mi consejo es que optes por un programa para hacer facturas que crezca contigo. Esto quiere decir que puede adaptarse a las necesidades del momento.

Puede ser muy sencillo al principio y según crezcas tus necesidades puedes empezar a usar otras funciones.

Por ejemplo, muchos programas de facturación vienen con módulos para facturación internacional o para llevar la contabilidad mediante informes. Si surge la necesidad, siempre puedes probar uno de estos módulos.

Así, siempre estarás cubierto ante cualquier circunstancia. Pero, lo ideal es que pienses en qué es lo que realmente necesitas ahora y lo que esperas, o te gustaría, necesitar en el futuro.