Acabas de empezar como autónomo y ya te has hecho con un programa de facturación. Todo es nuevo. No tienes ni remota idea. Te preguntas sin parar: ¿Cómo empezar? ¿Qué debo tener en cuenta?

La reacción principal para muchos es probar a hacer una factura, aunque uno no tenga ningún servicio que facturar. La idea es probar. Y está bien: al fin y al cabo, se trata de familiarizarse con la principal funcionalidad del programa.

Sin embargo, de cara a un inicio más racional y eficiente, te recomendamos seguir estos 5 sencillos pasos:

1.Configura tu perfil como autónomo

Las facturas que hagas han de emitirse a tu nombre. Como autónomo, esto quiere decir con tus nombres y apellidos.

En tu perfil también ha de constar la dirección y el NIF. Estos tres datos (nombre y apellidos, dirección y NIF) son imprescindibles para que tu factura tenga valor fiscal.

Seguramente, en la configuración del programa tendrás un apartado para rellenar esos datos. Pues bien, haz eso lo primero de todo.

2. Retención de IRPF

Puede que como autónomo tengas que aplicar retención a cuenta del IRPF en las facturas. Si es así, recuerda que como nuevo autónomo puedes aplicar el 7% durante los primeros tres años de actividad.

Pasado ese tiempo, habrías de aplicar el tipo regular, que es del 15%. Por cierto: ten en cuenta que ya desde el principio puedes aplicar el tipo regular. La opción del 7% es eso: una opción para aligerar la carga inicial de impuestos.

Ahora bien, ten en cuenta también que lo que no retengas en las facturas, si pasas un determinado umbral de ingresos, Hacienda se lo cobrará al hacer la declaración anual de renta.

3. Regímenes especiales de IVA (¡e IGIC!)

Si tu actividad tributa por el régimen general de IVA, puedes ignorar este apartado. Con saber el tipo que has de aplicar en las facturas, ya te basta.

No obstante, puede que estés en uno de los siguientes regímenes, que habrías de configurar desde un inicio en tu programa:

• Régimen especial de Recargo de equivalencia (afecta al comercio minorista).
• Régimen especial de Criterio de caja (declaras el impuesto cuando cobras la factura).
• Exención de IVA, si te dedicas a una actividad exenta del impuesto (sanidad, educación, dependencia, etcétera).

Y otra cosa: ¿Resides en las Islas Canarias? Entonces recuerda que tus facturas han de ir con IGIC, no con IVA.

4. Rellenar los datos de pago

Es recomendable que en las facturas se indiquen los datos bancarios para que el cliente haga el pago del importe.

Se pueden indicar los 20 dígitos de la cuenta bancaria así como el IBAN, aunque este último se reserve inicialmente para transferencias extranjeras.

5. Información de clientes y servicios

Antes de ponerte a facturar, es también aconsejable que guardes una lista de clientes y de los servicios que vas a prestar o los bienes que vas a vender.

Aunque muchos softwares de facturación te permiten ir guardando clientes y productos sobre la marcha, a medida que creas facturas, dedicar un tiempo a hacer inicialmente este trabajo te ayudará enormemente.

Supone un ahorro de tiempo y una mejor organización.

En conjunto, estos cinco consejos te ayudarán a iniciarte en un programa de facturación y orientarte. Los comienzos nunca son fáciles, ni aunque cuentes con el programa de facturación más intuitivo del mundo.

¿Qué programa de facturación necesito si soy autónomo? ¿Y si soy una sociedad? Son preguntas pertinentes, pues las necesidades de un autónomo y de una sociedad distan tanto como las necesidades de una persona y de un elefante, por poner un ejemplo algo tosco.

Es más, tampoco las necesidades de todas las sociedades son iguales: no es lo mismo una pyme con menos de diez trabajadores – como es el caso del 95% de las pymes españolas – y una gran empresa.

En otras palabras: no todos pueden llevar la misma talla de zapatos. Pero veamos con mayor detenimiento los criterios que se deben tener en cuenta.

La normativa de facturación, ¿qué dice?

La normativa de facturación se aplica por igual a todos aquellos que lleven a cabo una actividad profesional o económica, ya sean autónomos o una sociedad.

La obligación de emitir facturas, y cómo se deben emitir, es igual para todos. En este caso, pues, no hay diferencia. Un mismo modelo de factura sirve para todos.

¿En dónde se diferencia, entonces? Aunque no vamos a entrar a fondo en la materia, la diferencia está en la contabilidad. Mientras que las normas de contabilidad que deben guiar la actividad de un autónomo son bastante laxas y simples, las que se aplican a una sociedad son más rigurosas y complejas.

Pero esto, como comentábamos, ya es arena de otro costal, aunque sí que incide (o puede incidir), como veremos a continuación, en la elección de un programa de facturación.

¿Cómo debe ser un programa de facturación para un autónomo y una sociedad?

El principal criterio tiene que ver con el volumen. Por lo general, el volumen de facturación de un autónomo es muy inferior al de una sociedad, por lo que su gestión es más sencilla.

En este caso, lo más recomendable para un autónomo es que el software de facturación sea de uso sencillo y permita una organización simple de sus facturas de ingreso y gasto.

En el caso de una sociedad, el tamaño influirá sobre el tipo de programa de facturación. Una pequeña empresa con menos de 10 empleados tendrá un volumen de facturación también modesto. Sin embargo, una empresa con mayor volumen puede requerir un sistema más complejo para resolver un mayor número de documentos.

Por ejemplo, para una empresa con empleados un software de facturación con posibilidad de multiusuario puede ser un requisito, aunque los sistemas de facturación online o en la nube permiten trabajar a la vez desde distintos terminales.

¿Es necesario un programa de facturación con contabilidad?

Las obligaciones contables de un autónomo son muy simples: solo necesita un libro de registro de ingresos y gastos, por lo que, en este sentido, no debe preocuparse por que su programa de facturación incorpore funcionalidades contables.

Las sociedades son otro cantar, pues sus obligaciones contables están bajo lupa de normativas y de las autoridades fiscales. El libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales (balance, cuenta de resultados) son obligatorios según el Código de Comercio, por lo que conviene esperar que un programa de facturación lo sea también de contabilidad o que, al menos, facilite la contabilidad.

Empiezas un negocio y puede que necesites agilizar el proceso de creación de facturas. Pero en ese caso te preguntarás ¿qué programa de facturación es el correcto?

Puede que tengas un par de amigos que te hayan recomendado uno u otro, pero ¿cómo elegir el correcto? No quieres apostar por uno y tener que cambiarte a mitad del año.

En ese caso, vamos a desgranar por ti muchos de los aspectos que, como autónomo o sociedad, o incluso comunidad de bienes, tienes que tener en cuenta a la hora de elegir el programa de facturación adecuado.

Conoce las necesidades de tu negocio para dar con tu programa

Lo primero de todo es aclarar tu situación: autónomo o empresa. Asimismo, es importante que conozcas si deberás facturar con IVA o sin él.

E incluso, si resides en las Islas Canarias o en Ceuta y Melilla puedes tener que facturar con IGIC o IPSI respectivamente. No quieres encontrar un programa que luego no puedas usar.

Al final no sólo se trata de necesidades básicas sino también fiscales. Como también sería el caso del IRPF.

Si eres autónomo es muy probable que tengas que emitir facturas con IRPF si vendes a otros profesionales autónomos o empresas. En ese caso, tu programa de facturas también debería permitírtelo.

Decide si tu programa de facturación será gratis o de pago

Ante la opción de pagar por algo u obtenerlo gratis, muchos optarían por lo último. Si es gratis, todo sabe mejor.

Ya, pero como decía mi abuela, lo barato sale caro. Y lo que dicen mis amigos es “cuando algo es gratis, tú eres el producto”.

Al pagar por algo, como ocurre con sistemas de reproducción de vídeo o música en streaming, ya no tienes anuncios. No monetizas su contenido y te libras de la publicidad.

También estás pagando un servicio de soporte para cualquier duda referente al programa. No sólo eso, pagas un equipo que trabaja en mejorar el programa día a día.

Piensa si quieres tu programa de facturación en la nube o instalado

Una de las ventajas de tener tu programa en la nube es que siempre podrás acceder a tu información contable. Puedes acceder desde cualquier dispositivo.

Al tenerlo instalado en un ordenador, puedes perderlo. No serías el primero al que se le derrama un vaso de agua u otro refrigerio y hace que su portátil deje de funcionar.

Te puede ocurrir que tengas un virus o simplemente que tu sistema deje de funcionar teniendo que formatear el disco duro. Todo esto hará que tu información desaparezca.

Y créeme, no quieres enfrentarte a la situación de haber perdido tus facturas y que la Agencia Tributaria te las pida al año siguiente.

Cuando tu software de facturación es online, tienes  la posibilidad de que no esto no ocurra. Todo se te guarda en la nube. Pero si eres de esos que recelan de la llamada nube, siempre puedes descargarte periódicamente tu información.

Inclinarse por un programa de facturación complejo o sencillo

Con esto no quiero decir que debas optar por lo difícil o por lo fácil, sino por aquello que cubre todos, o casi todos, los aspectos de la facturación y la contabilidad o algo más de andar por casa.

Si acabas de empezar y no tienes mucha idea, no deberías desdeñar la posibilidad de optar por algo sencillo. Así, puedes dejar que tu asesor se encargue de la parte contable más importante o la parte fiscal.

Pero mi consejo es que optes por un programa para hacer facturas que crezca contigo. Esto quiere decir que puede adaptarse a las necesidades del momento.

Puede ser muy sencillo al principio y según crezcas tus necesidades puedes empezar a usar otras funciones.

Por ejemplo, muchos programas de facturación vienen con módulos para facturación internacional o para llevar la contabilidad mediante informes. Si surge la necesidad, siempre puedes probar uno de estos módulos.

Así, siempre estarás cubierto ante cualquier circunstancia. Pero, lo ideal es que pienses en qué es lo que realmente necesitas ahora y lo que esperas, o te gustaría, necesitar en el futuro.