Aclaremos lo siguiente: sí, en efecto, todo aquel que tenga que hacer facturas necesitará un programa de facturación, probablemente. O no, depende de los riesgos que quiera tomar cada uno.

Pero antes de nada aclaremos otro asunto: ¿Quién debe hacer facturas?

¿Quién está obligado a hacer facturas?

Hay tres leyes que regulan la obligación de facturar: la Ley de IVA, la Ley General Tributaria y el Real Decreto 1619/2012 del reglamento de facturación.

En primer lugar, solo autónomos y empresas están obligados a emitir facturas dentro de los siguientes supuestos:

• Cuando el cliente es también autónomo o empresario.
• Si el cliente, sin ser autónomo o empresario (un particular), pide factura por fines tributarios.
• Cuando se trata de exportaciones de bienes exentas de IVA (a no ser que se realicen en tiendas libres de impuestos).
• Si se trata de ventas intracomunitarias de bienes con exención de IVA.
• Si el cliente es la Administración Pública o una persona jurídica que no actúa como autónomo o empresario.
• Para ventas de bienes objeto de instalación o montaje antes de que se ponga a disposición, cuando la venta se ultime en el territorio donde se aplica el impuesto.
• En ventas a distancia y entregas de bienes a las que se le aplica impuestos especiales, siempre y cuando se realicen en el territorio donde se aplica el impuesto.

Pues bien, si cumples alguno de estos supuestos – como ocurre con la gran mayoría de autónomos y empresarios – entonces has de emitir facturas.

Cuándo usar un programa de facturación

Un programa de facturación exige un compromiso. No con el software en sí. Sino con tu negocio.

Si te dedicas a algo de forma esporádica – traducir algún que otro artículo, hacer de fotógrafo para algún banquete, etc. – entonces quizá no hace falta apuntar tan alto: con un modelo de factura de Word o Excel vas listo.

Ahora bien, si te dedicas de forma profesional; si esa actividad es la que te da de comer, entonces ya usamos palabras mayores. Y sí, es cuando es recomendable usar un programa de facturación.

Por qué usar un programa de facturación

Por ir al grano: para que la gestión de la facturación sea más fácil. Pongamos que lo manejas todo con facturas de Word o Excel. ¿Cómo llevar un orden de todas las facturas? ¿Cómo saber si te han pagado una factura? ¿Por qué demorarte tanto en enviar una factura?

Con un software de facturación simplificas todo el proceso, desde la emisión de la factura hasta su conciliación con su correspondiente pago bancario o en efectivo.

Sobre la rivalidad entre un programa de facturación y Word y Excel ya hemos escrito recientemente. Quizá no haga falta ahondar en ello, por lo que podemos centrarnos únicamente en las razones que nos llevan a usar un programa de facturación:

• Los modelos de factura se ciñen a la legalidad vigente.
• Ganas un mayor control de todo el proceso de ventas.
• Es más rápido emitir una factura y controlar si tu cliente la ha recibido.
• También gestionas los gastos de una forma centralizada, y no desde otro programa o (¡peor!) desde un documento de Excel o Word.
• Sabes en todo momento qué facturas están pagadas, si han vencido y si siguen sin pagar.
• Puedes hasta diseñar la plantilla de factura de modo que vaya a juego con tu marca.
• Si es un programa de facturación online o en la nube, pues mejor: puedes hacer facturas desde cualquier dispositivo.

En definitiva, lo que te queremos decir es que todo aquel profesional que esté obligado a emitir facturas por sus servicios necesita un programa de facturación. La alternativa es el caos.

Es muy probable que, si eres de esas personas que factura a menudo, o incluso que disfruta de tener un orden en su contabilidad, estés considerando dejar atrás Word y Excel para tus facturas.

Por ello, la opción de empezar a usar un programa de facturación puede aparecer en tu camino. La duda que te asaltará es la siguiente: ¿lo quiero instalado en mi ordenador o, por el contrario, en la nube?

Es una pregunta muy lógica y a la que intentaremos resolver planteando los pros y los contras de cada opción.

La seguridad en tu programa de facturación

Puede que pienses que la nube no es un lugar seguro y que nadie mejor que tú para custodiar tus datos. Es una opinión válida, pero hay que afrontar los hechos: la nube es más segura.

Lo habitual es preocuparse por un ataque informático, el cual puede suceder en tu PC también, y sin acceso a todo un equipo técnico que pueda recuperar tus datos.

Puede ocurrirte que tengas que formatear tu ordenador, por una infección o incluso porque no esté funcionando muy bien.

Además, otro problema puede ser que de la noche a la mañana tu ordenador deje de funcionar, no encienda o incluso se te caiga ese dichoso vaso de agua o de café encima. Adiós facturación entonces.

Mientras que la nube estos problemas logísticos no te ocurrirían y siempre estarías respaldado por un equipo informático profesional que se encarga de velar por tu seguridad.

Incluso de tu Smart TV usa tecnología que está en la nube. Las apps de tu teléfono móvil trabajan también en la nube. Ha venido para quedarse.

Actualizaciones en un programa de facturación

Cuando te compras un programa de facturación y lo instalas en tu ordenador lo que instalas es una única versión o actualización. Si necesitas cosas nuevas, tendrás que descargarte estas actualizaciones.

El problema ya no radica en tu programa de facturación incluye un nuevo diseño de plantilla de factura en su última actualización. La cuestión es si esta actualización hace referencia a un cambio en la tributación.

Por ejemplo, un cambio en el IVA o una nueva ley que modifique la manera de enviar las facturas deberán ser aplicados en el momento. Quizás se te pase instalar esta actualización. Quizás no funcione en tu ordenador.

Sin embargo, cuando se trata de un programa para hacer facturas en la nube, estas actualizaciones, las nuevas funciones y cualquier mejora te aparece sin tú tener que hacer nada.

De esta manera, te aseguras que siempre estarás usando la última tecnología, pero sobre todo que estás creando facturas de manera correcta.

La movilidad de un programa de facturación

El hecho de que un programa esté instalado en tu ordenador te la movilidad que tenga tu dispositivo. Solamente si tienes el ordenador contigo, puedes usar el software.

Un programa en la nube te permite usarlo desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Por ello, puedes cambiar tantas veces como quieras de ordenador.

Te puedes llevar el trabajo a casa sin necesidad de llevarte el PC también. Además, si te vas de vacaciones y no tienes tu portátil contigo, puedes usar el de una biblioteca o el de un hotel.

No es que debas trabajar estando de vacaciones, pero sabemos lo importante que es tu negocio para ti y hay cosas que no pueden esperar. Por ello, necesitarás tener acceso.

A veces, este acceso puede ser compartido: tu ordenador, tu tableta e incluso tu teléfono. Siempre conectado y con acceso a tu facturación.

Word y Excel son, con diferencia, los programas más adorados por los autónomos para hacer facturas. Todavía no ha habido programa de facturación que haya logrado batir a este dúo tan dinámico. ¿Y por qué? ¿Qué es lo que tienen que no tenga un software de hacer facturas?

Ventajas de trabajar con Word y Excel en lugar de un programa de facturación

Intentaremos ser lo más objetivos posibles: sí, hay ventajas de usar Word y Excel en lugar de un software de facturación.

Todo depende del cristal con que se mire. Empecemos:

• Es más económico. Cualquiera que tenga un PC, tiene Word y Excel, en cualquiera de sus versiones. Las últimas versiones incluyen incluso plantillas de factura.
• Está al alcance de cualquiera. En todos los sentidos: porque… ¿quién no tiene en su ordenador Word y Excel instalados? ¿Y quién no tiene unas nociones básicas de Word y Excel (sobre todo de Word)?
• Son polivalentes. Valen tanto para un roto como para un descosido: creación de facturas, hojas de cálculo, informes, cartas y un largo etcétera. ¿Qué más se puede pedir?

Pues, en fin, mirado así, ¿para qué seguir? Pero no tenemos otra, porque a continuación te mostraremos las ventajas de un programa de facturación con respecto a Word y Excel.

Ventajas de trabajar con un programa de facturación  en lugar de Word y Excel

Word y Excel ya han recibido su merecido cumplido. Y para cumplido el que le hacen diariamente miles de autónomos para hacer facturas.

No obstante, a medida que la facturación se complica y uno quiere imprimir un poco de orden a su vida profesional, Word y Excel no responden como a muchos les gustaría. Es hora, pues, de echar un vistazo a un programa de facturación.

¿Por qué? No hace mucho repasamos las ventajas en un artículo titulado: “Modelos de factura para Word y Excel Vs. programas de facturación“. Volvamos a ellas:

• Sencillez. Lo fácil como principio. Esa debería ser la divisa de cualquier software de facturación, aquello que guiara su funcionamiento. Los modelos de factura ya están predeterminados (aunque luego puedas personalizar el diseño a tu gusto), solo has de clicar un par de botones para hacer la factura y enviarla.
• Automaticidad. Como dice la definición de la RAE: “Cualidad de automático”. Pues bien, un programa de facturación ostenta dicha cualidad para hacer de la experiencia de emitir facturas y gestionar la facturación algo rápido, sin tener que repetir manualmente, a cada rato, todos los proceso. Por ejemplo, puedes programa el envío periódico de facturas o copiar una factura de otra ya emitida para no tener que repetir los mismos pasos.
• Menos margen de error. Errar es tan humano que a veces no dejamos margen a que se equivoquen los softwares. ¡Es tal la avaricia humana! Pero la capacidad humana para contagiar errores es, a veces, insuperable: ¡incluso usando los softwares más automatizados nos equivocamos! En fin, con un programa de facturación equivocarse, al menos, es menos común que con Word y Excel. Y lo mejor: si te equivocas, lo puedes detectar antes.
• Actualizaciones. Aquí hablamos de muchas cosas, pero especialmente nos referimos a usar programas de facturación online cuyas actualizaciones son automáticas. Lo que implica: los cambios normativos en facturación se adaptan a las nuevas actualizaciones (sin que tengas que preocuparte); los desarrollos en el software también se actualizan automáticamente.
• Móvil / Portátil. Otro plus que no se puede ignorar: un programa de facturación online o en la nube te lo puedes llevar siempre a cuestas. Puedes acceder en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, y si, además, tiene una app para móviles o tableta, pues mejor aún.

En definitiva, ¿qué es mejor para hacer facturas y gestionar tu facturación? ¿Word? ¿Excel? ¿Un programa de facturación?

Que cada cual saque sus conclusiones. Nosotros ya hemos sacado las nuestras.

Cuando tienes un negocio no tienes tiempo que perder. Estás a mil cosas a la vez, pues quieres que tu empresa salga adelante.

Necesitas ahorrar tiempo y acelerarlos procesos. Para ello, una buena opción es usar un programa de facturación que te permita automatizar ciertas tareas.

Puedes dedicar el tiempo restante a enfocarte en lo más importante: conseguir más ventas para hacer crecer tu negocio.

Ahorrar tiempo creando facturas

Un programa de facturación te permite crear y guardar tus clientes, de manera que no tienes que volver a introducir los datos cada vez que tengas que crear una factura.

Puedes hacer lo mismo con los productos, así no tendrás que describirlos cada vez ni introducir su importe o porcentaje de IVA. Todo vendrá automático.

Recuerda que una plantilla de factura puede ayudarte, pero a no ser que uses un modelo de factura en Excel y hayas programado las fórmulas, no te calculará la suma de la base imponible, ni te restará las retenciones de IRPF, entre otras cosas.

Además, si tienes clientes recurrentes un programa de facturación te dará la opción de duplicar la factura. Así, no tendrás que volver a crear los datos de nuevo.

Finalmente, muchos softwares te dan la opción de programar la creación y envío de facturas, es lo que se conoce como facturas recurrentes. Habitual en modelos de venta por suscripción.

Crear presupuestos y albaranes con un programa de facturación

Al final no solo basta con crear facturas, sino hay otras necesidades como crear presupuestos. Muchos programas te dan la opción de convertir el presupuesto en factura para ahorrar tiempo.

Por tanto, puedes crear un presupuesto y una vez tu cliente lo hay aceptado puedes transformarlo en factura en un santiamén. Así, no tienes que no tienes que volver a introducir todos los datos.

Además, si vendes productos que tienes que tienes enviar y ya has creado la factura, puedes generar el albarán a partir de ella. De esta manera, te ahorrarás unos valiosos minutos.

Acelerarás así el proceso de venta, y si quieres de post-venta enviando recibos de cobro.

Un programa de facturación para cobrar las facturas en segundos

Finalmente, otro quebradero de cabeza es cobrar las facturas, o mejor dicho marcarlas como pagadas.

Si bien es cierto que no depende de ti que el cliente te pague al momento, pero si le das soluciones de pago más rápidas que una transferencia, es más probable que te pague antes.

Por ejemplo, puedes enviarle la factura con la opción de pagos por tarjeta, por lo que te podrá pagar en el momento que la reciba. También, puedes automatizar el cobro con domiciliación bancaria o cobros SEPA.

Por lo general, todos estos métodos funcionan de manera que la factura se marca automáticamente como cobrada. Es lo que se conoce como conciliación.

Finalmente, muchos programas ofrecen la opción de conciliación bancaria, por el que puedes asociar los cobros de tus facturas, o ingresos en el banco, con la factura en cuestión. Todo esto te llevará unos segundos.

Ya no estamos en el año 2010 donde la inmensa parte de la población usaba Windows como sistema operativo. Cada vez son más los que tienen un Mac.

Sin embargo, la demanda no es lo suficiente para que todos los programas tengan una versión para Mac. Esto afecta a los programas de facturación también.

Un programa de facturación instalado en tu Mac

Pongamos que has encontrado un software para hacer facturas que se adapta a tu Mac. En ese caso, enhorabuena, pues hay muy pocos.

De esta manera, podrás crear y enviar facturas desde tu dispositivo Apple. Sin embargo, existen una serie de desventajas.

Por ejemplo, si un día decides cambiar de programa de facturación, deberás encontrar otro que se adapte a Mac. O puede ocurrir lo contrario, que cambies de sistema operativo: ya no podrías usarlo.

Asimismo, la desventaja de que se encuentre instalado es que, si un día tu ordenador deja de funcionar, lo formateas o incluso lo pierdes, ya no tengas acceso a la información registrada.

Y recuerda que tendrás que guardar todas tus facturas. Por tanto, encontramos un inconveniente en un programa de facturación que deba ser instalado en tu Mac.

La contrapartida: App de facturación en tu Mac

Hoy en día, ya pocas cosas necesitan de un programa que debas iniciar cada vez. Tal vez te basta con una app para generar facturas.

La App Store está plagada de apps que permiten crear facturas. Las hay de pago y gratis, pero también encuentran otro inconveniente: su limitación.

Aunque te puedan sacar de un apuro, no dejan de ser pequeñas piezas de software. Es muy poco probable que tengan todas las funciones que un programa de facturación necesita.

Puede que no cubran aspectos específicos como la retención de IRPF o incluso el recargo de equivalencia, por no hablar del IVA intracomunitario y transfronterizo.

Probando un programa de facturación en la nube para Mac

Cuando tus necesidades crecen y necesitas algo más completo, es hora de pasarse a un programa de facturación. Pero ya hablamos de los inconvenientes de los programas instalables, por lo que necesitarás uno en la nube.

Hoy en día todo está en la nube, incluso las apps que usas en tu Smartphone. Es por ello que tal vez sea hora de mover tu facturación a esta nube de la que todos hablan.

Tus datos estarán a salvo de vasos de agua derramados, virus en el ordenador o formateos de disco duro indeseados.

Asimismo, te dará la posibilidad de acceder desde cualquier otro ordenador. No necesitarás tener que estar con tu Mac cada vez que quieras crear y enviar una factura.

Esto nos lleva a que si puedes acceder desde otro ordenador no haya problemas de incompatibilidad por lo que será indiferente si sigues con Mac o te pasas a Windows.

Cuando empiezas un emprender y optas por llevar tu negocio de una manera más óptima que en Excel o en Word, esperas que tu programa de facturación pueda hacer algo más que eso: facturar.

Es por ello por lo que hemos recopilado 9 funciones que un programa de facturación puede ofrecerte.

Un programa de facturación para hacer facturas y más

Lo básico es poder crear y enviar facturas, por supuesto. Pero lo ideal es poder llevar un control sobre tu negocio.

Lo segundo sería controlar el estado de tus facturas. Quieres saber si las facturas están cobradas, si están enviadas o si incluso son proforma.

Esto nos lleva al tercer punto, que sería automatizar la creación de estas facturas. Así, si tienes un cliente al que le facturas de manera indefinida durante un periodo de tiempo, no tienes que crear y enviar las facturas manualmente.

Algunos programas de facturación te permiten programar la emisión de facturas a un determinado cliente. Y lo mejor es que no tienes que enviarlas, sino que se envían solas.

El proceso de venta en un programa de facturación

La cuarta opción sería la posibilidad de crear presupuestos en un programa de facturación. Asimismo, estos deberían poder marcarse como aceptados y convertirlos a factura en cualquier momento.

Por tanto, dicho programa también debería añadir una quinta función que complete el proceso de venta. Deberías poder enviar albaranes para los productos despachados.

Dentro de este proceso de venta, los recibos de cobro para los pagos de tus clientes serían fundamentales. Así, como los recordatorios por impago.

Llevando la contabilidad de tu negocio

Como decíamos es importante saber que tus facturas están pagadas, pero también necesitas registrar los pagos y cobros. Cada entrada y salida de dinero debería estar asociada a una venta o compra de tu empresa.

Por ella, ésta es la sexta función que debería incluir tu programa de facturación: poder conciliar los pagos y cobros con tus facturas.

Asimismo, deberías poder registrar transferencias a otras cuentas o incluso registrar ingresos que no se corresponden con facturas. Además, debe poder diferenciarse entre pagos en efectivo o por cuenta bancaria.

Esto nos lleva a la séptima función: poder registrar los gastos. Si tienes salidas de dinero, necesitas introducir esos gastos y asociarlos.

Informes contables y fiscales en un programa de facturación

Y llegamos a la parte más top de lo que puede incluir un programa de facturación: informes. Estos pueden ser fiscales, es decir la presentación de impuestos, o para la contabilidad de la empresa.

Como octava función, es habitual que un programa de facturación incluya un resumen de IVA. Al menos incluirá, grosso modo, el IVA devengado, es decir el pagado por las facturas emitidas, y el deducible por las recibidas.

Finalmente, una serie de informes contables como la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias y el balance de situación serán necesarios. Así podrás llevar las cuentas a finales de año.

El primero es un resumen de los ingresos, gastos e impuestos, mientras que el último te ofrecerá un resumen del activo, el pasivo y el patrimonio de tu empresa.

Con estas nueve funciones, tu programa de facturación estará completo. ¿Necesitas más? Siempre puedes encontrar programas que los ofrezcan.

¿Menos? Siempre puedes empezar poco a poco y buscar otros con más funciones, pero al menos deberías tener una manera de gestionar estos nueve aspectos: de manera externa o interna.

Es una de las grandes preocupaciones de autónomos y empresarios: ¿cuándo me pagará mi cliente?

Y es que la morosidad es una lacra que se lleva por delante cada año a miles de autónomos y pymes. De ahí que los programas de facturación más avanzados dispongan de diferentes recursos si no para evitar el impago de las facturas, al menos, hacerlo menos probable.

Usa plataformas de pago online para cobrar antes tus facturas

Parece mentira, pero está más que comprobado: ofrecer a un cliente el pago online de la factura aumenta la probabilidad de que la pague.

Por pago online entendemos el pago por internet, ya sea a través de tarjeta de crédito, lector de tarjeta o domiciliación bancaria. El hecho incontestable es que si tu cliente, al recibir la factura, tiene la posibilidad de pagarla clicando sobre un botón, lo hará con mayor seguridad que si le ofreces otras formas de pago más tradicionales.

Tipos de pagos online para cobrar antes tus facturas

Destaquemos, principalmente, tres tipos, ya señalados en el apartado anterior:

• El pago con tarjeta.
• El pago por domiciliación bancaria.
• El pago con lector de tarjeta.

El primero es fácil. Todos lo habremos experimentado al comprar un vuelo por internet o un billete de bus o tren: se hace la reserva, se va a pago y allí la web te redirige a una pasarela de pago donde solo has de introducir tus datos de tarjeta.

Pues con las facturas pasaría algo parecido: tu cliente la recibiría, si está de acuerdo clicaría sobre el botón de pago y desde ahí sería redirigido para introducir los detalles de la tarjeta.

El segundo – la domiciliación bancaria – es muy recomendable para servicios más o menos regulares y periódicos a un mismo cliente, de modo que al emitirse la factura desde el software de facturación, la plataforma de pago online que gestiona el pago por domiciliación, una vez autorizado, realiza el cobro.

El tercero y el último – lector de tarjeta – viene muy bien para cuando cobres servicios in situ a tu cliente. Este solo tiene que pasar la tarjeta con el lector, recibes el pago al momento, este se sincroniza en tu programa de facturación y se emite la factura o un recibo.

Otras ventajas de cobrar las facturas con plataformas de pago online

Además de la principal ventaja señalada antes – a saber, cobrar las facturas antes – gestionar el pago de facturas integrando tu programa de facturación con plataformas de pago online aporta otras ventajas.

Entre ellas, cabe destacar la conciliación bancaria. Ésta consiste, básicamente, en relacionar tu contabilidad (los ingresos y los gastos) con los movimientos bancarios. Al integrar una plataforma online para gestionar los pagos de las facturas, logras un mayor orden y una mayor automatización.

Ya no tienes que quebrarte la cabeza a final de mes buscando a qué factura pertenece tal movimiento bancario. Al tenerlo todo integrado, la conciliación se logra al instante de recibir el pago.

Plataformas online recomendables para cobrar antes las facturas

Afortunadamente, en el mercado hay un gran elenco de plataformas de pagos online. Ahora bien, no todas se pueden integrar con softwares de facturación.

Para ello, es bueno informarte antes de darte de alta en cualquier plataforma online. Aquí te ponemos una breve muestra de plataformas online que se integran en softwares de facturación:

• La archiconocida PayPal.
• GoCardless para domiciliación bancaria.
• SumUp para cobros con tarjeta o con lector de tarjeta o TPV.

Hay más en el mercado, pero con estas, a modo de ejemplo, creemos que bastará.

Cuando estás llevando la contabilidad de tu negocio lo último que quieres es cometer errores. No importa del tipo que sean; cometer errores siempre conlleva un gasto de tiempo y energía completamente innecesario. Es por esto por lo que en este blog hemos recomendado encarecidamente el utilizar un programa de facturación a la hora de llevar la contabilidad y facturación de tu negocio.

¿Necesito un programa de facturación?

Si vas un poco corto de presupuesto puedes estar preguntándote si verdaderamente lo necesitas o si puedes sobrevivir como lo has hecho hasta el momento utilizando Word y Excel. Plantéatelo así; si te haces con un programa de facturación vas a ahorrar muchísimo tiempo, no sólo por lo automatizado que está todo, si no porque utilizando un programa de facturación es mucho más complicado meter la pata. Así, tendrás más tiempo para invertir en tu negocio. Ésto resultará en un aumento de la calidad de los productos que vendes o servicios que prestas, o en un incremento en los beneficios, al ser capaz de absorber un mayor volumen de negocio.

A continuación te ponemos varios ejemplos de por qué es mucho más difícil equivocarse utilizando un programa de facturación.

Catálogo de productos y servicios, clientes y proveedores en un programa de facturación

Con un programa de facturación puedes guardar todos los productos o servicios que ofrezcas con sus precios correspondientes. De esta manera, nunca darás un precio incorrecto a tus clientes, evitando así dar una imagen poco profesional.

A su vez, podrás hacer lo mismo con la información de los clientes y de los proveedores; podrás tener guardados todos sus datos (especialmente los de los clientes y proveedores recurrentes), asegurándote así que todos los datos son correctos.

Facturas proforma, presupuestos y notas de crédito en un programa de facturación

Por otro lado, con un programa de facturación puedes hacer facturas proforma. Esto significa que podrás guardar las facturas antes de terminarlas, pudiendo asegurarte las veces que necesites de que todo está bien.

En la misma línea, también puedes crear y enviar presupuestos a tus clientes y una vez éstos te los acepten, convertirlos en factura. Esto supone una reducción exponencial de las facturas rechazadas, lo que se traduce en un gran ahorro de tiempo y esfuerzo.

De todas maneras, siempre puede salir algo mal. En ese caso, cuentas con las notas de crédito; éstas se pueden crear de manera prácticamente automática si un cliente no te aceptara una factura o cualquiera de las partes interceptara algún tipo de error.

Facturas recurrentes y copias de facturas en un programa de facturación

Cuando utilizas un programa de facturación, también cuentas con la posibilidad de crear facturas recurrentes. Por ejemplo, si una vez al mes facturas al mismo cliente por un mismo producto o servicio, puedes programar muy fácilmente que esta factura se cree automáticamente una vez al mes.

De igual manera, puedes copiar facturas. Por ejemplo, si tienes un cliente muy leal, que de vez en cuando, facturas por el mismo producto o servicio, puedes ahorrar mucho tiempo copiando la factura.

Tu asesor y tu programa de facturación

Por último, puedes dar acceso a tu asesor a tu programa de facturación. Esto significa que en todo momento un profesional puede estar echándote una mano, indicándote lo que está bien y lo que está mal. Así evitarás que surjan imprevistos y cualquier clase de problema a largo plazo.

Ahora que ya te hemos contado muchas de las ventajas de contar con un programa de facturación y cómo esto te puede hace ahorrar tantísimo tiempo, hemos decidido dedicarle un apartado a la relación entre tu programa de facturación y tu asesor.

¿Programa de facturación y asesor?

Quizá te estés preguntando; ¿necesito un asesor (o gestor) si ya cuento con un programa de facturación? La respuesta es sí; un asesor siempre te va a ayudar a dar tus primeros pasos como autónomo; puede mostrarte la dirección a seguir y una visión de conjunto en cuanto al sector en el que trabajas. A su vez, un asesor te ayudará a entender las regulaciones que se apliquen a tu actividad, evitando así cualquier tipo de sanción económica por incumplimiento y un largo etcétera de problemas a los que no te apetece nada tenerte que enfrentar.

Desde aquí te recomendamos que siempre cuentes con un profesional en el que puedas confiar para evitar todos estos problemas que acarrean pérdidas de paciencia, tiempo y dinero.

Las ventajas de dar acceso a tu asesor a tu programa de facturación

Darle acceso a tu asesor a tu programa de facturación, conlleva diferentes ventajas, las cuales te detallamos a continuación:

• Tu facturación y contabilidad con 0 errores. Cuando creas tu propio negocio, no tienes por qué ser un experto en contabilidad. Tener la seguridad de que un profesional tiene acceso a tus cuentas, no tiene precio. Dándole acceso a tu asesor, te evitarás cualquier tipo de error; cuando se trata de temas fiscales, este tipo de errores sale demasiado caro…

• Ya no necesitarás más papeles; con tu programa de facturación todo será online, evitando así la pérdida de papeles y por supuesto…¡siendo más ecológico!
• Si tu asesor (o gestor) tiene acceso a tu programa de contabilidad, esto te supondrá ahorrar tiempo, y así te podrás centrar en tu negocio y en lo que de verdad te importa.
  
  
• También es importante recalcar la posibilidad de una mejor comunicación. Si tu asesor tiene acceso a tu programa de facturación, es mucho más difícil que haya imprevistos de última hora.
• Tu asesor podrá tener acceso a tu contabilidad esté donde esté; si surge cualquier problema o necesitas que tu asesor te eche un cable con algo puntual, podrá echarle un vistazo a lo que te haga falta.

Ya lo has visto, darle acceso a tu asesor a tu programa de facturación es siempre un plus y algo que con el tiempo celebrarás haber hecho.

Antes de nada, lo más importante es aclarar qué es un exportador. A grandes rasgos, es aquella empresa que se dedica a vender y enviar productos o servicios fuera de sus fronteras.

Sin embargo, cuando haces una factura para un cliente en el extranjero no es igual que si haces una factura a alguien de tu misma ciudad. La forma de facturar variará, así como calcular los impuestos.

Cualquier programa de facturación que te permita facturar fuera de tus fronteras deberá ser capaz de realizar una serie de cálculos básicos de acuerdo con el tipo de IVA a incluir.

Qué cosas necesitas saber antes de facturar como exportador

Lo primero de todo es que si te encuentras en España, deberás saber si estás facturando a un cliente dentro de la Unión Europa, es decir intracomunitario, o fuera de ella, extracomunitario.

Por lo general, salvo con algunas excepciones que luego veremos, la entrega de bienes y servicios dentro de la UE está exenta de IVA. Deberás reflejarlo en la factura. Es lo que se conoce como IVA intracomunitario.

Es el caso de que estés vendiendo fuera de las fronteras europeas, tampoco deberás incluir IVA. Una empresa extracomunitaria no podrá reportar el IVA a las autoridades tributarias españolas.

Un programa de facturación para facturar en la UE

Por ello, si vas a emitir una factura a una empresa o autónomo en la Unión Europea, por ejemplo, en Austria, tu programa de facturación no deberá repercutir IVA.

Sin embargo, deberá darte la posibilidad de emitir la factura con el IVA de tu país en el caso de que se trate de un particular o el cliente es una empresa, pero no cuenta con un número de NIF-IVA.

Recuerda que no aplicar IVA no significa que estés exento de ello, pues tendrás que declarar esta operación. Además, deberás estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios para poder realizarla.

Cómo usar un programa de facturación en ventas fuera de la UE

Hoy día cuando se habla de exportación, aunque es un término muy general, se refiere mayoritariamente a las ventas y envíos fuera de la UE. Y aquí aplican reglas generales.

Como decíamos, una empresa fuera de la UE no podrá declarar el IVA español, por ello, la factura deberá ser sin IVA en el momento el que el país de destino no esté en la Unión Europea.

Además, si se trata de un producto, lo ideal es poder generar un albarán. De esta manera, tendrás una prueba del envío del producto fuera de las fronteras.

Funciones extras al usar un programa de facturación como exportador

Primeramente, te puedes encontrar con la barrera idiomática. Por tanto, sería ideal que tu programa te permitiese emitir la factura en otro idioma, o al menos en inglés.

Si vas a facturar a tu cliente en otra moneda, deberás saber el tipo de cambio que le aplicas e indicarlo en la factura y añadir el código de la divisa. Es lo que se conoce como factura multidivisa.

Muchos programas de facturación te permiten cambiar la moneda acorde al tipo de cambio del día e incluir la nomenclatura correcta, por ejemplo USD para dólares o GBP para libras.